Magento mette a disposizione uno strumento molto utile per la gestione degli ordini: "gli status e gli stati". La traduzione spesso trae in inganno, rende molto più difficile capire che queste due entità sono distinte e spesso si crea confusione non riuscendo a determinare di cosa si stia parlando.
Gli status rappresentano dei nomi, una sorta di etichetta che serve per far capire in che fase si trovi l'ordine, di conseguenza avere più status facilita l'individuazione di intoppi e di come progredisce il processo di completamento di ogni tipo di ordine.
Gli stati servono per differenziare gli ordini, in questo modo a diverso stato corrispondono diverse azioni compiute da Magento.
Gli stati possono essere del tipo "Annullato", "Completo" e danno un indicazione generale dello stato dell'ordine, invece tramite lo status è possibile avere informazioni aggiuntive sull'eventuale annullamento, perciò l'ordine si può trovare sullo stato "Annullato" ed avere uno status "mancato pagamento" per capire le motivazioni dell'eliminazione dell'ordine senza bisogno di andare a ricercare cosa sia successo.
Gli status possono anche rappresentare le varie fasi di un certo stato, per passare dallo stato di "Attesa" a quello "Completo" potrebbero essere richiesti diversi passaggi a seconda del tipo o della natura dell'ordine (magari gli oggetti si trovano in magazzini diversi o sono da assemblare, si può pensare ad un Pc da assemblare e gli status possono essere "Ritiro componenti" e "assemblaggio").
Gestire gli status
La gestione degli status viene fatta in "Sistema > Status Ordine", dove sarà presente una lista degli status già creati e che potranno essere modificati premendo su di essi, oppure è possibile aggiungere un nuovo status premendo sul pulsante "Crea nuovo status".
La creazione di un nuovo status necessità solo l'inserimento di alcuni dati identificativi, infatti come anticipato gli status sono solo delle etichette che permettono di avere maggiori informazioni sulla fase in cui si trova l'ordine, non svolgono nessun tipo di attività e non segnalano a Magento di eseguire operazioni sugli ordini.
La prima cosa da fare è quella di aggiungere il "Codice status", cioè un codice che verrà utilizzato per identificare lo status da parte di Magento e perciò dovrà essere univoco. "L'etichetta status" rappresenta il nome esteso dello status, quello che comparirà sia nel riepilogo dell'ordine che nelle varie mail che possono essere inviate al cliente per tenerlo aggiornato. Se le viste negozio sono differenziate per ogni lingua è anche possibile specificare l'etichetta per quella determinata vista, lasciando vuoti questi campi verrà utilizzata l'etichetta status indicata in precedenza.
Quando si vuole modificare uno status non è possibile modificare il "Codice status" ma solo l'etichetta e le eventuali etichette delle viste.
Una volta che lo status viene salvato è possibile assegnarlo ad uno stato per fare in modo che venga utilizzato, per farlo basta premere sul pulsante "Assegna uno status ad uno stato".
Per assegnare lo status ad uno stato bisogna scegliere dal menu a tendina quale status vogliamo assegnare e dal successivo menu a quale stato dell'ordine deve essere assegnato.
È possibile rendere uno status predefinito per quel determinato stato spuntando la checkbox corrispondente. Una volta che uno status è predefinito, quando lo stato di un ordine viene modificato ad esso verrà assegnato lo status predefinito.
Uno status può essere assegnato a più stati ripetendo la stessa procedura, come ad ogni stato è possibile assegnare più status.
Dalla pagina di gestione degli status è possibile vedere subito a quale stato corrisponde ogni status, oppure si può eliminare l'assegnazione premendo direttamente su "disassegna" presente nell'ultima colonna di questa pagina.
Una volta che tutti gli status necessari al corretto svolgimento dell'attività di vendita sono stati assegnati ai rispettivi stati è possibile gestirli nella pagina dell'ordine stesso.
Gli stati presenti su Magento sono otto: "Nuovo, Pagamento in Attesa, Elaborazione, Completo, Chiuso, Annullato, In Attesa, Revisione pagamento". Non è possibile aggiungere un nuovo stato a meno di mettere mano al codice o utilizzando un modulo esterno.