Il modulo per le chiamate
Questo modulo, che è stato introdotto in SugarCRM solo dalla versione di 6.2.x in poi, ha tre principali azioni:
- log: il registro delle chiamate, facciamo click su questa opzione per registrare i dettagli di una chiamata.
- view: la visualizzazione delle chiamate, facciamo click su questa opzione per visualizzare e gestire le chiamate.
- import: importazione delle chiamate, facciamo click su questa opzione per importare i dati esternamente.
Queste funzioni sono nel menu delle azioni orizzontali del modulo stesso, come si vede nella seguente figura:
Pianificazione delle chiamate
È possibile la pianificare delle chiamate con gli utenti, i contatti e i leads. La pianificazione di una chiamata in SugarCRM consente di creare un registro delle chiamare comprendente le informazioni riguardanti l'argomento di discussione, i partecipanti, il periodo di tempo e lo stato. Dopo aver salvato queste informazioni, è possibile inviare un invito a tutti i partecipanti, immediatamente o selezionando una data successiva. È possibile creare una nota o aggiungere allegati prima o dopo la chiamata. Dopo aver completato una chiamata, o se si annulla per qualsiasi motivo, è possibile aggiornare lo stato (in entrata, in uscita, eseguita, annullata).
Quando creiamo una chiamata, nella pagina viene visualizzato una serie di sottopannelli:
Scheduling - pianificazione: questo pannello inserisce dettagli come il nome dei partecipanti, il giorno e l'ora della chiamata. Se altre chiamate sono già in programma, il tempo occupato viene bloccato e colorato di colore blu. Se ci sono conflitti di programmazione, il tempo occupato viene visualizzato come un blocco marrone.
Add invitees - aggiungere invitati: cliccando l'apposito tasto è possibili invitare utenti, se clicchiamo il tasto "search" ricerca, veniamo collegati a tutti gli utenti, contatti e leads, che abbiamo inserito nella piattaforma di SugarCRM, cosi che possiamo associarli alla programmazione della chiamata, vedi figura seguente.
Il modulo per i meeting
Questo modulo si compone delle seguenti azioni:
- Schedule Meeting: clicchiamo su questa opzione per pianificare una riunione.
- View Meetings: clicchiamo su questa opzione per visualizzare e gestire le riunioni.
- Import Meeting: clicchiamo su questa opzione per importare dati esterni.
Per creare un incontro abbiamo una procedura simile a quella della creazione della chiamata, nello stesso modo infatti, abbiamo la possibilità di creare / pianificare un incontro fissarne la data, invitare gli utenti, e fissarlo in una time line che visualizza graficamente la disposizione degli impegni: se ci sono altri incontri in programma, il tempo occupato per quell'incontro viene colorato di colore blu, mentre se ci sono conflitti nella programmazione degli incontri la time line corrispondente segnalerà il conflitto con un blocco colorato. Una volta salvato l'incontro possiamo avere una visualizzazione globale dello stesso, viene stampata a schermo una tabella riassuntiva dell'incontro, come possiamo vedere nella seguente figura.
Il modulo Calendario
Questo modulo offre la possibilità di pianificare le attività quali le telefonate gli incontri e le riunioni. Se dalla barra orizzontale delle azioni selezioniamo la voce "Calendar" - calendario avremmo una schermata come quella che segue:
Le azioni possibili per il modulo calendario sono le seguenti:
- Log Call: pianificazione di una chiamata
- Schedule Meeting: pianificazione di una riunione
- Create Task: creazione di una nuova attività
- Today: Oggi, questa opzione serve a visualizzare il giorno corrente nel calendario
e tutto quello che è eventualmente in programmazione.
Possiamo scegliere di visualizzare il calendario per giorno, settimana, mese o anno, questo è selezionabile dai tab corrispondenti disposti in senso orizzontale del modulo stesso.
È possibile fare click su qualsiasi intervallo di tempo nel calendario per creare incontri e chiamate utilizzando i moduli di creazione veloce, in alternativa possiamo selezionare i moduli delle chiamate o delle riunioni dall'opzione di menu del calendario per creare i record di nuove attività. Nella figura seguente è riportata la finestra di pop up della creazione veloce di incontri o chiamate.
Gli utenti possono visualizzare il calendario per pianifiare gli appuntamenti attraverso la visualizzazione di calendari condivisi. I manager dispongono delle autorizzazioni per visualizzare, modificare ed eliminare gli appuntamenti dei loro subordinati. Un utente con un ruolo comune può solo visualizzare gli appuntamenti del manager e capire la quantità di tempo libero ed occupato.
Per visualizzare i calendari condivisi:
- Cliccare sul tasto "shared" nella home del modulo calendario
- La pagina visualizza il calendario condiviso, per visualizzare il calendario di un utente, clicchiamo sul bottone "User list"
- Viene visualizzato un elenco a discesa degli utenti, scegliamo un utente e clicchiamolo per selezionarlo, in questo modo visualizzaremo il calendario dell'utente selezionato.