Creare un utente
Per creare un nuovo utente, entriamo nel pannello amministrativo e clicchiamo il link "Admin" in alto a destra, da li andiamo alla scheda "Users" e clicchiamo sul link "User Management". A questo punto visualizzeremo una schermata come quella seguente:
Alla creazione di un nuovo utente vengono richiesti una serie di dati come si può notare nella figura qui di seguito:
Inseriamo allora nella scheda almeno tutti i campi obbligatori, che vengono richiesti per la creazione del nuovo utente, che sono:
- User Name: nome dell'utente
- Last Name: cognome dell'utente
- Status: stato attivo o disattivo
- User type: tipo di utente, che possiamo scegliere tra le opzioni "utente normale" oppure "utente di amministrazione di sistema". L'utente in base alla sua tipologia può accedere ai moduli e documenti, questo grazie anche ad un assegnazione di ruoli, come vedremo tra poco.
In alto della schermata troviamo il tasto "Advance", se lo clicchiamo possiamo assegnare a questo nuovo utente una serie di impostazioni avanzate appunto, che riguardano anche il layout. Si può scegliere di visualizzare le schede dei moduli nella barra di navigazione sulla base di gruppo predefinito. Se la funzione non è selezionata (il check box dunque non è attivo) i moduli appariranno tutti all'interno della barra di navigazione. Oppure altra opzione di layout è quella di scegliere quali schede sono visualizzate per quell'utente: in questo modo possiamo avere sempre sotto controllo cosa far vedere e dunque le informazioni alle quali accedono, i diversi utenti. Se non si sceglie nessun filtro, in queste opzioni avanzate, l'utente vedrà nel modo "standard" e dunque avrà accesso alla visualizzazione dei moduli.
Il resto delle informazioni possiamo lasciarle in bianco, visto che non sono obbligatorie alla creazione dell'utente, e in fondo alla pagina clicchiamo il tasto "Save" per salvare e creare dunque il nuovo utente. Contestualmente viene inviata una e-mail nella mailbox del nuovo utente. Questa email automatica contiene una password generata dal sistema. Una volta che l'utente ha ricevuto l'e-mail e ha cliccato sul link che vi è contenuto, questo passa allo stato attivo e potrà accedere con user name e password alla piattaforma web di SugarCRM.
Una volta creato l'utente possiamo visualizzarlo cliccando il sotto menu "Views Users" che ci organizzerà una lista ordinata degli utenti registrati a SugarCRM. Possiamo anche importare degli utenti in gruppo, grazie al link "Import Users" che ci permette di caricare un file per importare i dati o anche di scaricare il modello del file .csv nel quale vengono accettati i dati, in modo che non ci sono problemi di incompatibilità nell'upload dei dati.
Creare un "ruolo" e assegnarlo ad un utente
Uno strumento interessante nella gestione degli utenti è quello della creazione dei ruoli, questi vengono poi assegnati a un utente o a un gruppo di utenti, in modo da ereditare le caratteristiche che sono state definite. Vediamo come si crea un ruolo: dal pannello amministrativo "Admin" sotto l'etichetta "Users" clicchiamo il link: "Role Management" come si vede nella figura seguente:
Visualizzeremo la schermata per la creazione da zero dei ruoli. Creaiamo il ruolo cliccando il link a destra "Create". Ci vengono chiesti "Name" il nome del ruolo e "Description" la sua descrizione (che è facoltativa inserire) una volta che abbiamo inserito questi dati clicchiamo il tab in alto "Save" come si può visualizzare nella figura qui sotto:
Una volta che abbiamo creato il ruolo, nel nostro esempio "Reparto Vendite", dobbiamo impostare tutti i parametri del ruolo. Per settarli SugarCRM ci propone una tabella, dove nelle colonne e nelle righe sono presenti i diversi tipi di accessi che possiamo avere per modulo e le azioni a loro correlate. Se stiamo con il mouse sopra una singola cella e facciamo un doppio click possiamo modificarne il valore da "No set" (cioè non impostato) all'opzione che vogliamo scegliere, come possiamo vedere nella figura seguente:
Quando abbiamo finito di settare il ruolo "Reparto Vendite" nel modo che vogliamo possiamo cliccare il bottone "select User" in basso sotto la tabella, per assegnare quel ruolo a uno o più utenti del CRM. In questo modo possiamo limitare e/o gestire tutta la visualizzazione e gli accessi dei sigoli moduli, da parte degli utenti rispetto al loro ruolo