Il concetto di "archivio" è ben noto: si tratta di un contenitore di informazioni raggruppate secondo un criterio specifico, ad esempio l'ordine alfabetico, che ne permetta il recupero, l'aggiornamento, l'inserimento e l'eliminazione nel modo più efficiente possibile.
Nelle biblioteche, fino a non molto tempo fa, per cercare un certo libro si utilizzava lo schedario; se si conosceva il nome dell'autore si poteva usufruire delle schede che suddividevano i nomi degli autori in ordine alfabetico. Una volta trovato il libro bastava appuntare su un foglio il codice della collocazione. La stessa cosa valeva per l'argomento: se si volevano trovare testi che parlassero ad esempio di informatica, si cercava la parola "informatica" o "computer" nell'apposito schedario.
I problemi arrivavano quando non si aveva un'idea precisa del tema del libro o si ricordava solo una parte del nome dell'autore: cercare un determinato volume, riguardante la progettazione delle basi di dati scritto da D. Tsichritzis e F. Lochovsky, non era proprio agevole.
Oggi è tutto molto più semplice; grazie al computer si eseguono tutte le ricerche possibili in modo facile e veloce anche se non si ricordano bene il titolo o l'autore. È altrettanto noto che questo è possibile grazie ai sistemi di gestione di basi di dati (DBMS), che ci permettono di manipolare le informazioni in modo rapido e sicuro.
Un DBMS (più comunemente "data base") quindi non solo ospita le informazioni (le schede dei vecchi archivi cartacei) ma anche tutta la logica necessaria per la loro gestione.
Nel corso della guida ci confronteremo con Microsoft Access, un data base semplice ma molto utile per piccole applicazioni, capace di accontentare tanto il neofita, che comincia a programmare da poco, quanto l'analista esperto.
Chi è alle prime armi è in grado di essere produttivo in poco tempo e di avere un'idea visuale della progettazione gestionale, grazie all'interfaccia grafica. Il programmatore esperto invece, può dedicarsi alla soluzione di problematiche complesse utilizzando i moduli in Visual Basic (VBA) e il linguaggio SQL.
Lo scopo della guida è fornire una panoramica pressoché completa delle funzionalità del software, che consentirà, a chi chi parte da zero, di sviluppare piccoli ma interessanti e realistici progetti e fornirà, a chi mastica un po' di programmazione, la possibilità di approfondire la propria conoscenza.