VirtueMart non è soltanto una vetrina o un'interfaccia che permette di ordinare dei prodotti: attraverso il backend di amministrazione è possibile gestire l'iter di un ordine in ogni suo passo. Accediamo al backend di VirtueMart ed apriamo il menu "Ordini | Lista degli Ordini".
Inizialmente la lista è vuota ma dopo che verranno effettuati alcuni ordini, il pannello avrà un aspetto simile a quello in figura.
La tabella ha un elenco di colonne, che tra le altre cose mostrano:
- il numero dell'ordine
- il nome dell'utente che lo ha effettuato
- la data dell'ordine
- la data dell'ultima modifica che è stata fatta
- lo stato dell'ordine
- il prezzo totale
Parliamo dello stato: ogni ordine può assumere uno stato ben preciso, a seconda dell'avanzamento all'interno della catena che porta un ordine dall'immissione alla spedizione del pacchetto. Attraverso il menu "Ordini | Lista dei Tipi di Stato Ordine" possiamo prendere visione di quali sono gli stati predefiniti.
L'installazione standard di VirtueMart prevede gli stati
- Pending, ovvero l'ordine è in attesa
- Confirmed, ovvero l'ordine è stato confermato
- Cancelled, ovvero l'ordine è stato cancellato
- Refunded, ovvero l'ordine è stato rimborsato
- Shipped, ovvero l'ordine è stato spedito
Possiamo modificare ogni singolo stato cliccandone il nome: verrà aperta una finestra in cui possiamo cambiare il codice dello stato, il suo nome e la sua descrizione.
Se il sito è pensato per utenti italiani è utile ad esempio cambiare la nomenclatura degli stati in modo da trasformarli in lingua italiana e renderli comprensibili anche gli utenti non anglofoni.
Vediamo il ciclo di vita di un ordine: non appena viene effettuato un ordine da un cliente, viene inserito nel database assumendo lo stato Pending, e viene inviata una e-mail al negoziante per informarlo dell'avvenuto ordine.
Il negoziante, una volta presa visione dell'ordine e stabilito che può eseguirlo, vi assegna lo stato Confirmed. Dopodichè, quando viene spedito il pacco è possibile assegnare all'ordine lo stato Shipped. In casi particolari l'ordine viene cancellato (Cancelled) o rimborsato (Refunded).
Se il sito offre il download digitale dei prodotti, l'intero processo viene automatizzato e VirtueMart provvede da solo ad aggiornare lo stato degli ordini. Possiamo anche pensare di modificare l'iter di un ordine, aggiungendo nuovi stati, a seconda delle particolari esigenze della vostra attività: "In attesa di
lavorazione", "Autorizzato", e altro ancora.
Cambiare lo stato di un ordine è semplice: dalla schermata "Ordini | Lista degli Ordini" selezionare il menu drop down che compare nella colonna "Stato" e modificare la fase in cui si trova l'ordine, quindi premere il pulsante "Aggiorna Stato".
Quando si modifica uno stato dell'ordine, è possibile indicare a VirtueMart di avvisare il cliente che ha creato l'ordine in esame, inviandogli una e-mail che indica il passaggio di stato: in questo modo il negoziante può evitare di dover informare personalmente il cliente inviando una mail e perdendo del tempo, delegando la funzione a VirtueMart.
La struttura della gestione degli ordini di VirtueMart consente di avere a disposizione un vero e proprio gestionale che viene aggiornato continuamente dal negoziante e fa in modo che tutto sia sott'occhio e le informazioni vengano raggruppate attraverso un'interfaccia chiara ed immediata.
Molti sottovalutano l'uso di questo strumento basandosi, per e gestire gli ordini, soltanto sulle e-mail che giungono da VirtueMart: un vero peccato visto l'ottimo strumento di gestione che viene offerto.