WooCommerce, ecco come integrarlo con la Fatturazione Elettronica Aruba

Nel momento stesso in cui si decide di mettere su un e-commerce per la tua attività, i problemi principali che si affrontano sono due: primo, come sviluppare il sito per una comoda gestione dei prodotti e delle spedizioni; secondo, come organizzare al meglio le fatture elettroniche da emettere. Ma c'è un tassello ulteriore al quale occorrerebbe prestare massima attenzione: come automatizzare questi due aspetti, facendo in modo che ad ogni vendita evasa possa corrispondere in modo automatico una fattura.

Aruba e WooCommerce: quando basta un plugin

Automatizzare questo processo, infatti, consente di risparmiare molto tempo, evitare molti errori e garantire la massima ottimizzazione delle risorse grazie alla semplice integrazione intelligente tra il CMS in uso ed il sistema di fatturazione elettronica adottato. La migliore delle soluzioni sta nel plugin sviluppato da Aruba per interconnettere la Fatturazione Elettronica della stessa Aruba con il noto WooCommerce. Il plugin rappresenta un vero e proprio ponte che automatizza il processo e che consente la massima personalizzazione.

Vediamo in questo approfondimento come funziona il Modulo WooCommerce perché rappresenta un'opzione estremamente vantaggiosa per chi intende investire il proprio tempo nella crescita del proprio negozio online invece che nella compilazione delle fatture.

L'installazione

Installare il plugin è estremamente semplice poiché la procedura ricalca le medesime modalità utilizzate per qualsiasi altro plugin su WordPress. Innanzitutto si scarica il tutto dal sito Aruba (scarica qui il plugin): si tratta di un pacchetto in formato Zip che non andrà scompattato, ma andrà semplicemente caricato così come è stato prelevato, senza modifica o intervento alcuno. È sufficiente infatti entrare nel pannello di controllo di WordPress, cercare la voce "Plugin" sul menu e quindi selezionare "Aggiungi nuovo": il plugin potrà essere caricato e installato nel giro di pochi secondi.

Per procedere sarà sufficiente premere su "Attiva" nell'elenco dei menu installati: così facendo il plugin entra in attività e andrà soltanto impostato attraverso i settaggi necessari per unire i due servizi e consentire il passaggio di dati necessario.

Nel caso in cui in seguito ci si trovi di fronte ad un aggiornamento del plugin, sarà sufficiente ripetere l'installazione selezionando "Sostituisci l'attuale con quello caricato": l'installazione sostituirà i file con una versione più recente, sicura e stabile, ma non sarà richiesta alcuna riconfigurazione ed in pochi istanti si potranno quindi riprendere le attività.

Funzionamento e impostazioni

La logica è semplice: nel creare una connessione tra il CMS ed il servizio di fatturazione elettronica, è possibile organizzare un interscambio informativo che automatizza l'intero processo. Nel momento in cui l'utente conclude l'acquisto, insomma, è possibile far partire la fattura in automatico (senza alcuna supervisione da parte di alcuna persona) e al tempo stesso, a pagamento avvenuto, l'operazione può essere registrata per una corretta contabilizzazione dei flussi di cassa.

La prima attività da compiere a plugin attivato è la creazione di un ponte tra il CMS ed il servizio di fatturazione attraverso credenziali dedicate. A tal fine sarà sufficiente, sul menu Impostazioni > Generali > moduli e-commerce del servizio di Fatturazione Elettronica di Aruba, creare il Codice cliente ed il Codice segreto. Questi dati andranno quindi inseriti sul pannello di WooCommerce tra i "Settings" del plugin compilando i seguenti campi:

• Nome negozio (un identificativo univoco per riconoscere l'e-commerce a cui ci si riferisce)
• Codice cliente
• Codice segreto

Infine si clicca su "Connetti" e l'attivazione è così completa:

La gestione delle impostazioni consentirà di calibrare al meglio il funzionamento del plugin, secondo i propri desiderata e consentendo di scegliere tra varie opzioni a disposizione.

Innanzitutto è possibile scegliere se creare manualmente o automaticamente la fattura sul pannello di Fatturazione; l’ordine di vendita corrispondente sarà invece sempre automaticamente creato.

In caso di scelta della creazione automatica della fattura, è possibile scegliere la modalità con cui la fattura viene creata, avendo a disposizione tre opzioni distinte sulla base dello stato dell’ordine presente sul proprio negozio online:

• Stato “Completato” (opzione di default): la fattura generata quando la gestione dell’ordine è terminata
• Stato “In lavorazione”: la fattura generata quando si riceve il pagamento e parte la lavorazione dell’ordine
• Stato “In sospeso”: la fattura generata quando si attende il pagamento tramite bonifico, dunque con tempi dilazionati rispetto ad altre modalità di pagamento

Si può inoltre scegliere la modalità “Automatica” o quella “Manuale” per stabilire se la fattura possa essere inoltrata immediatamente al Sistema di Interscambio o se si preferisce procedere autonomamente.

Questa possibilità è utile quando gli ordini sono pochi e li si vuol verificare prima dell'invio del documento di fattura, in caso contrario è ben più utile impostare l'automatismo e lasciare che il sistema processi ed invii automaticamente le fatture all'Agenzia delle Entrate.

Altre opzioni riguardano:

• la descrizione da inserire in fattura
• la creazione fatture per persone fisiche
• l'invio automatico di una copia di cortesia
• la segnalazione automatica delle fatture pagate come incassate
• la creazione e l'aggiornamento delle anagrafiche clienti

Altri aspetti importanti da gestire tramite il plugin sono le aliquote di imposta (con tutte le opzioni, le deroghe e le esenzioni necessarie) ed i metodi di pagamento accettati.

 

Modulo WooCommerce: quanto costa?

Il costo è basso di per sé, ma diventa realmente insignificante se parametrato all'utilità che abilita. Il Modulo WooCommerce è infatti a disposizione di tutti gli utenti che utilizzano la Fatturazione Elettronica di Aruba al prezzo di appena 39 euro + IVA all'anno (29 euro alla prima attivazione), il che ben dimostra quanto poco onere comporti in confronto all'alto impatto determinato. Unico requisito richiesto è il possesso di un abbonamento tanto al servizio di fatturazione elettronica, quanto al Modulo Documenti correlato.

Per chi invece attiva per la prima volta la fatturazione elettronica (ad esempio poiché apre un nuovo negozio online ed ha bisogno di procedere in automatico alla fatturazione degli ordini) può contare su un costo pari ad appena 1 euro per i primi 3 mesi ed in seguito 84,80 Euro/anno +IVA per avere a disposizione sia la fatturazione elettronica, sia il modulo documenti, sia il modulo WooCommerce.

In pochi minuti, insomma, è possibile avere a disposizione un servizio di fatturazione elettronica completamente automatizzato, sincronizzato con il proprio negozio online ed in grado di sbrigare tutte quelle pratiche per le quali bisognerebbe altrimenti spendere molte ore di lavoro e di copia delle informazioni. Un tassello essenziale, insomma, per alzare immediatamente la produttività e poter così dedicare il proprio tempo alle attività più direttamente legate al marketing e alla vendita.

 

In collaborazione con Aruba