Social network in ufficio: i consigli utili

I social network sono ormai diventati ubiquitari: non solo vengono fruiti tramite i dispositivi personali, quali smartphone e tablet, ma trovano sempre più spazio anche in ufficio. Ma oltre alle necessità tipiche dell'azienda, quali la gestione di una pagina promozionale o l'interazione dell'utente, spesso e volentieri vengono impiegati a scopi personali. Non capita di rado che i dipendenti ne approfittino, aggiornando di tanto in tanto il proprio status oppure concedendosi un momento di pausa. Ma come gestire questa abitudine e, soprattutto, è davvero dannosa per le realtà imprenditoriali?

Sul fronte dell'uso personale dei social network in ufficio, vi sono ovviamente fattori sia a favore che contrari. In questo frangente, non si entrerà nel merito di eventuali questioni legali, quali l'ipotesi di addurre i social network come causa di richiamo o licenziamento di un dipendente, bensì sulle applicazioni pratiche.

Vantaggi: soddisfazione e produttività

Uno studio condotto nel 2013 dalla Warwick Business School, sulla base delle abitudini di un campione rappresentativo di dipendenti nel Regno Unito, ha dimostrato come l'impiego dei social network in ufficio abbia dei benefici in termini di soddisfazione e produttività. Sebbene si tenda a considerare il tempo speso su Facebook e Twitter come uno spreco prezioso per l'azienda, la libertà di fruirne in realtà alimenta il senso di riconoscenza e di presenza del dipendente, incentivandolo a garantire una migliore performance.

Oltre a questa evidenza, altri studi hanno dimostrato come i social network spesso rappresentino una pausa o una distrazione, ideali per schiarire le idee tra un compito e l'altro, certamente più immediate di altri tipi di riposo. Sembra che i dipendenti che ricorrono liberamente ai social, infatti, sprechino durante la giornata minuti preziosi ben più ridotti rispetto a chi si concede frequentemente pause per il classico caffè o lo sigaretta.

Ancora, la possibilità di rimanere in contatto con amici, familiari e dolce metà potrebbe essere d'aiuto nel ridurre gli stati ansiosi e lo stress, il tutto a beneficio dei risultati. D'altronde, essendo i social diventati ubiquitari e presenti in qualsiasi esperienza quotidiana e umana, vengono sempre più considerati essenziali, soprattutto dai dipendenti appartenenti alle generazioni X o Y.

Da questo punto di vista, di conseguenza, il datore di lavoro potrebbe ottenere maggiori vantaggi dall'abilitare l'accesso ai social per uso personale, anziché vietarne l'uso anche con l'implementazione di soluzioni tecniche. D'altro canto, bloccata la rete aziendale il lavoratore potrà sempre approfittare del suo smartphone e delle connessioni mobile.

Svantaggi: sicurezza tecnica e informativa

Allo stesso tempo, però, il ricorso ai social network per scopi personali può costituire un rischio per le realtà imprenditoriali, poiché potrebbero rappresentare una minaccia alla sicurezza sia tecnica che informativa della società. Navigando sulle piattaforme social, ad esempio, il lavoratore potrebbe imbattersi in contenuti malevoli, magari inoltrati come allegato a una chat di messaggistica, mettendo così a repentaglio computer e device aziendali.

Queste piattaforme potrebbero rappresentare un veicolo per la diffusione all'esterno di informazioni riservate: sia volontariamente, in caso di dipendenti poco fedeli pronti a inoltrare documenti interni a terzi, sia involontariamente, con la pubblicazione incauta di password e immagini sul proprio account personale.

Decisamente frequenti, inoltre, sono le conseguenze sul fronte della pubblicità negativa. Così come diversi eventi social recenti hanno dimostrato, alcuni anche di tale rilevanza da apparire sui principali quotidiani, capita sovente che alcuni dipendenti confondano il proprio accesso personale con quello aziendale, pubblicando così sulla bacheca di un prodotto o di un servizio considerazioni non inerenti o, peggio, svelando una strategia di social management inizialmente pensata per rimanere lontana dagli occhi indiscreti del pubblico.

Che fare?

La scelta di garantire o meno l'accesso ai social media dipende ovviamente dagli obiettivi dell'azienda, nonché da una valutazione degli eventuali pericoli. Sebbene in passato sia prevalso un atteggiamento più rigido, quasi punitivo nei confronti di Facebook e Twitter, oggi si assiste a una maggiore apertura. L'esclusione potrebbe essere vissuta come un'inutile sopruso, mentre l'assenza di vincoli come un invito più che esplicito a ridurre le attenzioni verso il proprio lavoro.

Importante è rimanere vigili, organizzando eventuali momenti informativi per spiegare ai lavoratori cosa possano o non possano fare sui social durante le ore in ufficio, esplicitando i rischi, eventuali conseguenze, ma anche vantaggi e opportunità. Il coinvolgimento e la consapevolezza, infatti, aumentano il senso di stima e di appartenenza del dipendente stesso.