In molte realtà aziendali e della Pubbliche Amministrazioni è massicciamente utilizzato il servizio fax, riuscirne ad ottimizzare la gestione può portare ad un incremento della produttività, nonché ad un notevole risparmio in termini economici, legati all´abbattimento dei costi dovuti all´uso della carta, alle spese di archiviazione e agli oneri telefonici. Tra i molti prodotti che mirano ad agevolare il servizio fax aziendale vi è HylaFAX, un prodotto open source di classe enterprice sviluppato da Silicon Graphics Corporation, che grazie alla sua gestione centralizzata dei fax, ne ottimizza l´amministrazione.
Il software è un´utile ausilio alla riduzione della carta negli uffici, infatti consente sia di archiviare i fax ricevuti in formato elettronico, sia di eseguire l´invio dei fax direttamente dal PC della sotto rete aziendale, senza quindi dover prima stampare il documento editato e successivamente inviarlo, non solo è possibile programmare un invio automatico di un documento in un determinato momento del giorno, così da sfruttare la tariffa telefonica più conveniente. È altre si possibile configurare il server fax su due o più linee distinte, in modo da gestire più richieste contemporaneamente, e avere un servizio fax efficiente in ogni momento.
HylaFAX è composto da una parte server e una client, la prima è installabile su una qualsiasi Linux box, dotata di un modem/fax integrato o esterno, mentre la seconda è utilizzabile su un qualsiasi sistema operativo. Personalmente ho avuto diverse esperienze con questo prodotto, e vi posso assicurare che sono riuscito ad installarlo su vecchi PC aziendali quasi avviati alla rottamazione.
HylaFAX agevola il lavoro mettendo a disposizione differenti funzionalità:
- Invio di fax a destinatari multipli in un´unica operazione (fax-broadcasting);
- Ricevere un riscontro per email sull´esito della spedizione;
- Ricevere e inviare una email con il fax in allegato (fax-to-email-gateway);
- Consegnare un fax all´interno della sotto rete, restando comodamente seduti alla propria scrivania;
- Stampare automaticamente i fax ricevuti.
HylaFAX ha tutte le funzionalità di un fax tradizionale, con in più la comodità di essere un fax aziendale centralizzato che accoppiato all´utilizzo della posta elettronica, permette di avere sempre a disposizione il proprio fax aziendale in tutto il mondo, basta avere un accesso ad Internet e naturalmente un PC. La documentazione relativa all´installazione è all´utilizzo è reperibile sul sito ufficiale di HylaFAX nella sezione documentation.