Gestionale sul Web: la semplicità di una fattura (update 2023)

Basterà un rapido colpo d'occhio per capire come "Gestionale sul Web" non sia soltanto un semplice strumento di raccolta ed elaborazione dati. Inoltre lo si capisce immediatamente che non si tratta soltanto un hub di produzione documentale al servizio della contabilità. La natura vera del servizio, infatti, è nella sua capacità di diventare un elemento che accentra tutte le funzioni utili alla gestione aziendale, senza dover delegare alcunché ad altro software, altri servizi e altre spese. Questo "tutto in uno" è un grande elemento di forza perché consente di gestire i dati una volta soltanto e di ritrovarsi la situazione perfettamente sotto controllo, a portata di pochi click.

Le funzioni di questo software gestionale sono molte, ma la loro semplicità sta nel fatto che l'interfaccia ricalca pedissequamente quella che è la natura di una qualsiasi azienda: ci sono schede di partner e fornitori, ci sono elenchi di prodotti, ci sono fatture in evasione e documenti di viaggio da allegare. Ogni singolo aspetto consente, attraverso una interfaccia essenziale, di arrivare a produrre ogni statistica, ogni documento ed ogni analisi di cui si possa aver bisogno.

In questa guida abbiamo raccolto una semplice testimonianza che vuol riflettere la grande facilità di gestione delle fatture, ma si tratta di un semplice esempio all'interno delle molte funzionalità ulteriori che Gestionale sul Web consente di sfruttare. Senza dimenticare quello che è il valore aggiunto maggiore: avere i dati tutti archiviati sul medesimo database (e non disseminati, in modo scomodo e ridondante, su molti servizi differenti) consente analisi più approfondite, operando processi di Business Analysis che diventano automaticamente valore per l'azienda.

Fatturare con Gestionale sul Web

Chiunque intenda assaggiare le virtù di questo software gestionale cloud ha una comoda opportunità a disposizione: è possibile richiedere una demo gratuita con la quale toccare con mano l'efficienza e la facilità del servizio. Questo passaggio è dirimente: vedere e provare consente di vivere l'effetto "wow" di una interfaccia che mette linearmente in fila tutte le molteplici funzioni a disposizione.

La funzione che per prima abbiamo voluto mettere alla prova è quella relativa alla fatturazione. Non solo la fatturazione elettronica ha infatti portato sui gestionali la totalità delle operazioni correlate, ma il fatto di dover ripetere molte volte le medesime operazioni mette in condizioni le aziende di dover scegliere il servizio che meglio di altri può consentire una fatturazione rapida, sicura ed a prova di errore.

Come si crea una fattura

Gestionale sul Web mette anzitutto a disposizione un'anagrafe dei clienti dal quale è possibile conoscere tutta la loro storia pregressa. Ciò è importante non soltanto per arrivare ad una compilazione rapida e sicura del documento di fatturazione, ma permette altresì di comporre la fattura stessa con un occhio su eventuali insoluti e basando ogni valutazione su possibili criticità. I dati sono sempre a portata di mano, esprimendo così il proprio significato sull'interfaccia esattamente quando utile.

Nel comporre la fattura è possibile inoltre attingere all'elenco dei prodotti in archivio, dove magazzini e listini sono organizzati di conseguenza per facilitare ulteriormente il compito nella gestione delle scorte e delle scontistiche applicate. I dati possono così fluire in fattura in modo controllato, con maggior affidabilità, minori margini di errore e - di conseguenza - minori perdite di tempo.

Prima ancora di effettuare la fattura, insomma, si sono già incamerati molti vantaggi: è questo il beneficio di un gestionale cloud che tiene ordine tra clienti, prodotti e prezziari, senza che ogni fattura debba diventare un nodo fatto di valutazioni e controlli reiterati. Una volta inseriti i dati in fattura, si potrà procedere secondo una doppia strada:

1. la via regina è quella dell'emissione diretta della fattura elettronica. Attivando il sistema di interscambio, infatti, Gestionale sul Web consente di firmare e inviare le fatture elettroniche direttamente all'Agenzia delle Entrate senza il bisogno di alcun altro servizio attivo in questo processo;
2. qualora si intenda emettere fattura elettronica con altre modalità, Gestionale sul Web consente di emettere copia di cortesia da inviare al cliente per poi delegare a servizi terzi il caricamento sui server del Fisco.

Utilizzare un software gestionale cloud per produrre e inviare direttamente le fatture rappresenta un grande risparmio in termini di tempo, nonché una innegabile comodità: allocare l'intera procedura sul medesimo gestionale annulla i margini di errore e favorisce l'immediatezza del processo. Il modulo di "archiviazione sostitutiva", inoltre, provvede automaticamente alla conservazione dei documenti creati e ricevuti all'interno di uno spazio dedicato, nel rispetto dei requisiti di legge in materia di conservazione documentale: la comodità non sta soltanto nell'atto di emissione di una fattura elettronica, ma nel suo intero processo pre e post emissione.

Per creare una nuova fattura è sufficiente attivare l'apposito menu laterale, dal quale è possibile accedere ad ogni aspetto relativo agli aspetti documentali:

Il menu rende bene l'idea di quanto approfondito sia il servizio, spaziando dagli ordini ai DTT fino a fatture e gestione dei fornitori. Se la creazione di una fattura diventa semplice sequenza di compilazione (scegliendo prima il cliente nell'anagrafica relativa e poi i prodotti a catalogo con relativa scontistica), la consultazione delle fatture emesse mette invece a disposizione anche qualcosa di ulteriore. L'interfaccia, infatti, analizza la situazione complessiva consentendo di tenere sempre sott'occhio il fatturato annuo, il quantitativo legato agli insoluti, le cifre ancora da saldare e grafici utili a comprendere in modo chiaro l'andamento dell'azienda.

A queste opportunità si aggiunge anche quella della fatturazione elettronica passiva, tale per cui su Gestionale sul Web è possibile ricevere direttamente fatture dei propri fornitori e si può sfruttare l'interfaccia per valutare se sia necessaria una riconciliazione con altri documenti correlati (CCT o ordini) già presenti sul gestionale. Così facendo ogni documento legato al medesimo processo va a confluire, chiudendo ogni pendenza e tenendo tutto perfettamente correlato.

I dati sono valore

Il prospetto è ancora più completo quando si passa alle funzioni di Business Analytics, dove una apposita console va a formare un quadro completo ed esaustivo della situazione attingendo semplicemente dai numeri caricati quotidianamente attraverso ordini, fatturi e pagamenti registrati.

In grafico è possibile inoltre portare in evidenza fatturati, utili, situazione sul singolo cliente e altro ancora:

Ulteriore elemento assolutamente da non sottovalutare sta nel fatto che affidarsi a Gestionale sul Web significa evitare costi per server e manutenzione, poiché l'offerta è completamente basata su risorse cloud. Questo significa potersi affidare a server remoti, sicuri e ridondanti, perfettamente conformi alle specifiche tecniche del GDPR, con backup giornalieri, settimanali e mensili. I dati sono al sicuro, insomma, senza che black-out aziendali, incidenti, malware, ransomware o cos'altro possano mettere in pericolo il proprio business.

La disamina delle funzionalità potrebbe andare ben oltre, ma sia sufficiente sottolineare come gran parte delle opzioni è disponibile anche nelle versioni più semplici, senza che sia necessario attingere al non-plus-ultra delle versioni "Professional" ed "Enterprise" del gestionale. Una dotazione base oltremodo ampia, insomma, che può consentire un servizio a tutto tondo per ogni PMI che intenda organizzare su una sola interfaccia tutte le proprie risorse.

Gestionale sul Web fa di questa proposta la propria ambizione e la prova gratis messa a disposizione degli utenti è ciò che permette a chiunque di toccare con mano un gestionale cloud e comprendere come possa rispondere alle proprie necessità.

Recensioni e novità

Le recensioni rappresentano il riconoscimento primo per la qualità del servizio: Capterra, che raccoglie le recensioni di migliaia di utenti che hanno provato Gestionale sul Web, lo ha definito come il "miglior gestionale di produzione italiana" arrivando ad un voto complessivo pari a 4,9/5. Oggi oltre 10 mila aziende italiane lo utilizzano ogni singolo giorno ed il gruppo sta lavorando per rendere questo apprezzamento sempre più radicato. Varie, infatti, le novità già all'orizzonte.

Tra queste ultime vi sono un paio di implementazioni particolarmente importanti da segnalare, poiché aumentano ulteriormente il servizio reso a quanti cercano nel software gestionale un "all in one" dal quale seguire tutti i processi di acquisto, vendita e distribuzione:

• grazie al collegamento diretto del proprio account con il proprio conto corrente, è possibile scaricare i movimenti registrati per una riconciliazione automatica: questo consente di avere un registro dei pagamenti ricevuto (e di quelli mancati) per monitorare al meglio ogni cliente e più in generale i normali flussi di cassa. Non serve un lavoro manuale di controllo e si risparmia sull'onere della risorsa umana, potendo impiegare quest'ultima su compiti più complessi ed esigenti;
• grazie all'integrazione del servizio con quello dei corrieri espresso, è possibile creare le bolle di spedizione in automatico ed ottenere le relative etichette: non servirà uscire dal gestionale ed entrare sull'interfaccia del corriere (con trasferimento manuale dei dati e maggior possibilità di errore), ma si potrà fare tutto dalla medesima interfaccia e senza l'onere della duplicazione dei dati. Un flusso integrato di lavoro, insomma, che velocizza e facilita le procedure di spedizione dei prodotti.

Piccoli importanti passi avanti, insomma, che introducono nuovo valore in un software gestionale cloud già fortemente apprezzato: a testimoniarlo sono migliaia di aziende già attive sul servizio.

In collaborazione con Gestionale sul Web