Definite le necessità, provati vari CMS, scelto il nostro, entriamo nella fase più delicata: l’inserimento del sistema all’interno della nostra organizzazione. Cosa solo apparentemente facile.
Un piano per l’avviamento
In funzione delle scelte che si effettueranno in termini organizzativi, è importante che l’inserimento del CMS in una azienda sia gestito come un qualunque progetto di avviamento di un sottosistema software.
Anche se meno importante di un software gestionale, vi sono comunque vari aspetti che devono essere considerati per garantire al sistema il raggiungimento dei suoi obiettivi. Siamo, chiaramente, nella situazione di un sito importante, per una azienda che ha a cuore la sua immagine su web e che considera quanto pubblicato parte integrante della sua Comunicazione. Anche per siti meno importanti, comunque, un progetto condotto in modo accorto, anche se con meno dispendio di risorse, non potrà che aiutare nell’inserimento del sistema. E anche nella situazione in cui una sola persona gestisca tutto il sistema, alcune delle fasi indicate sono comunque da svolgersi.
La scelta delle sezioni da gestire col CMS
Si inizia con la scelta delle sezioni del sito che devono essere gestite con il CMS. Non è detto, infatti, che tutto il sito sia di tipo dinamico ed anche in questo caso, occorre stabile quali parti sono inserite una volta per tutte e quali oggetto di gestione periodica.
La scelta delle sezioni da gestire col CMS dipende dal tipo di sito, dalla quantità di informazioni da pubblicare, dalla frequenza di aggiornamento, dall’importanza della parte nella strategia di comunicazione dell’azienda. Questa scelta dovrà essere effettuata a livello di Direzione aziendale, visto che sono coinvolte varie aree dell’impresa.
Integrazione con gli altri sotto-sistemiParte dei contenuti del sito potrebbero essere dinamici, ma provenienti da altri sotto-sistemi software, quali il gestionale per i cataloghi ed i listini. In questo caso occorre che prima d’essere messo online, si sia correttamente realizzata e testata l’integrazione in modo da essere sicuri dell’aspetto delle pagine, della correttezza delle informazioni e della possibilità di effettuarvi dei link dai redazionali o dalle schede che si realizzeranno col CMS.
L’individuazione degli autori dei contenuti
Le aziende adottano due schemi:
- una sola funzione è responsabile del CMS. Riceve dalle varie fonti i dati e li inserisce nel sistema producendo le pagine;
- ogni area ha un responsabile che autonomamente inserisce i testi nel CMS.
Il primo sistema presenta il vantaggio di una più semplice gestione e maggiore coerenza di stile, comunicazione e integrazione. Lo svantaggio è che tale persona diventa un collo di bottiglia che provoca ritardi che inficiano l’adozione del CMS.
Il secondo sistema consente un maggiore controllo da parte dei titolari delle informazioni, maggiore velocità nella pubblicazione e correttezza dei dati. Lo svantaggio è che si può produrre una difformità di stile tra le pagine del sito.
Nel caso in cui parte delle informazioni siano da caricare manualmente da fogli elettronici, occorre individuare una risorsa che abbia sufficienti conoscenze informatiche e che possa seguire in modo costante questa attività. Questo se non si sono realizzati sistemi automatici, ovviamente.
La fonte delle informazioni
Per ognuna delle sezioni gestite col CMS, occorre definire quali sono le fonti delle informazioni che poi porteranno ai testi inseriti.
Occorre preoccuparsi che:
- vi sia un flusso costante che alimenti il sito;
- le informazioni abbiano il giusto livello di certificazione;
- vi sia un buon ricambio, per evitare di scrivere sempre le stesse cose;
- l’azienda abbia titolo ad utilizzare le informazioni.
Troppo spesso, infatti, assisto all’avviamento di siti che poi, definite le sezioni, restano desolatamente vuoti. Brutto effetto. Molto brutto. Un tale sito è meglio chiuderlo.
Il controllo centrale
Nel caso in cui si sia scelto di assegnare a varie funzioni la responsabilità di inserire i testi per le varie aree, è importante che vi sia una funzione centrale di controllo della corretta integrazione delle varie parti. La navigazione di un sito in cui si nota che parti diverse hanno stile e forma diversa, induce nel visitatore l’idea di disorganizzazione. La caduta d’immagine è sicura.
Il controllo centrale consente, inoltre, di verificare che non vi siano informazioni raddoppiate, in contrasto o posizionate nel posto sbagliato. Non trascurabile, infine, il controllo della coerenza dei testi con le specifiche di comunicazione che l’azienda s’è data.
La formazione degli operatori
Prima di avviare il sistema occorre formare le persone coinvolte nell’uso del CMS. In particolare occorre pensare a:
- uso dello strumento;
- comprensione della struttura del sito;
- comprensione delle informazioni da inserire nella sezione di cui si è responsabili;
- principi base dell’ottimizzazione dei testi per i motori di ricerca.
Ovviamente è dato per scontato che gli autori sappiano scrivere e che conoscano le specifiche aziendali in materia di comunicazione ed immagine. Qualche prova in test, non guasta sicuramente!
Un controllo periodico del sito
Periodicamente qualcuno deve navigare il sito alla ricerca di:
- errori ortografici, di forma o contenuto;
- collegamenti errati a pagine interne od esterne;
- eccessiva difformità di stile tra i contenuti;
- violazione delle specifiche di comunicazione;
- obsolescenza delle informazioni;
- uso improprio di marchi, nomi ed informazioni di cui l’azienda non è legittima utilizzatrice.
Spesso, infatti, chi scrive tende a scivolare…
Il responsabile della Web site map
In presenza di una web site map, occorre definire quali sono le parti che vi devono rientrare e chi deve tenerla aggiornata. Quasi nessun CMS la produce in automatico e, normalmente, i singoli autori non hanno il diritto di intervenirvi.
D’altro canto, ai fini della visibilità sui motori di ricerca la web site map è fondamentale. E’ importante che, una volta identificata la funzione che la terrà aggiornata, si fissi una procedura che indichi come devono essere segnalati i nuovi testi, per evitare che ogni volta l’operatore debba navigarsi tutto il sito.
Può bastare decidere che ogni volta che si introduce un nuovo contenuto, si comunichi all’interessato la pubblicazione di una nuova pagina, con l’indicazione della url.
Frequenza d’aggiornamento
Con quale frequenza devono essere aggiornate le varie sezioni? Inserire contenuti è un costo ed evidentemente è inutile sostenerne in eccesso in relazione alle necessità. La frequenza non può prescindere, inoltre, dal flusso delle informazioni.
Un manuale operativo
Oltre alla guida all’uso del CMS, è opportuno che sia redatto un manuale che contenga:
- le specifiche sulla comunicazione;
- stili e forme del testo;
- frequenza per ogni area;
- specifiche sui banner, logo, immagini;
- dimensione delle pagine;
- specifiche sui title, quando il CMS ne consente la gestione;
- indicazioni sull’uso di marchi.
Se qualcuno deve inserire un articolo al posto nostro, dirgli semplicemente “guarda gli altri e fallo uguale" può risolversi in un disastro…
I primi contenuti
Non possiamo certo pubblicare il sito vuoto aspettando che nel tempo si riempia di contenuti. È importante definire quali sono i contenuti minimi per ogni sezione, in modo da avviare la pubblicazione solo quando s’è raggiunta la massa critica che si desidera. Il sito non deve sembrare nato ieri.
Conclusione
Se abbiamo condotto bene il nostro progetto, siamo pronti a vedere il nostro sito pubblicato su web. Un’ultima prova e via…
