Decidiamo di avviare un progetto web. Un nuovo sito, un e-shop, un blog aziendale, un portale. Gli esempi sono molti e tutti hanno in comune una cosa. Spenderemo soldi. Vogliamo preparare un business plan, prima di iniziare? Cos'è? Perché lo facciamo? Cosa ci scriviamo dentro? Ecco le domande alle quali tentiamo di dare una risposta con questo articolo.
Cos'è un business plan
Il business plan è un documento che riporta le informazioni economiche, una valutazione dei tempi ed i rischi di un progetto che tentiamo di avviare. Scrivo tentiamo perché normalmente il business plan si fa prima che il progetto stesso sia approvato e serve proprio per avere i dati necessari alla valutazione.
Da non confondersi col piano operativo delle attività o con il preventivo dei costi, il business plan è, in sostanza, quel documento che dovrebbe consentire a chi deve decidere di entrare a far parte dei finanziatori di avere un quadro completo della nostra idea. Non dovrebbe esserci bisogno di ulteriori ragguagli. Ovviamente non è quasi mai così e spesso una riunione di presentazione e discussione è prevista sin dall'inizio.
Chi redige il business plan è solitamente il capo progetto (non il progettista, attenzione!) dell'operazione. Il destinatario del documento è quasi sempre un imprenditore, un capitano di ventura, un investitore istituzionale o privato. In sostanza, chi metterà i soldi.
Perché è importante farlo
Le motivazione per la redazione di un business plan sono molte e le indico senza ordine di importanza. Redigere il bp (d'ora in avanti lo chiamo così per evitare continue ripetizioni) ci obbliga a riflettere, mettendo ordine nelle idee ed evidenziando problemi ed ostacoli. Già solo questo motivo lo consiglierebbe. Riempiendo tutte le sezioni, si ha la necessità di comunicare con altre entità, solitamente fornitori, banche e consulenti. Eventuali problemi legati ad accordi, costi e vincoli emergono immediatamente.
Preparando il piano operativo, si avrà già un'idea della pianificazione di massima, con evidenze di vincoli temporali, inefficienze ed ostacoli. Spesso in questa fase emerge che il progetto sarà completato quando ormai non ci serve più.
Analizzando fasi, risorse coinvolte, partnership da attivare, attrezzature da usare, diventa più semplice avere un quadro dei costi, sia in termini economici, sia finanziari. Da questo secondo aspetto, diventano evidenti gli eventuali finanziamenti di cui si ha necessità.
Preparando il bp, si crea un quadro che consente di capire se costi e rischi da sostenere sono giustificati dai ritorni ed in che misura. Lavorare un anno per avere un ritorno dopo due, che porta ad un guadagno netto del 5% sul valore investito, probabilmente non ha molto senso. Dalle riunioni con le parti in causa, dal piano operativo e da quello finanziario, emergono alcuni dei rischi più importanti del progetto. Si ha la possibilità di prevedere da subito delle strade alternative, delle azioni preventive e le eventuali azioni correttive.
Quando non serve un bp? Quando abbiamo davanti a noi un progetto di un mese, di cui saremo la principale risorsa allocata e non spenderemo più di 20 mila euro. Negli altri casi, conviene sempre farlo, magari in forma più compatta.
Le sezioni principali di un business plan
Esistono appositi corsi e Master che trattano il Business Plan e questo articolo non ha certo la pretesa di essere esaustivo. Inoltre, in funzione del settore, vi sono piccole differenze nell'impostazione, anche in relazione alle consuetudini, ai valori in gioco, alla cultura che gravita sul quel mercato, ecc. Qui trattiamo di un bp per progetti web, dove i tempi non superano uno o due anni al massimo, le risorse coinvolte non sono centinaia ed i valori economici non superano il mezzo milione di euro (tutto compreso).
In particolare si pone l'accento su alcune sezioni indispensabili, senza con ciò significare che non possano esservene altre. Se avete interesse a bp completi, soprattutto per consulenze d'organizzazione, grandi progetti, ecc, val la pena di approfondire i temi con un corso o con dei libri sul tema.
Tornando al tema, le sezioni che un bp orientato a progetti web medio/piccoli dovrebbe avere sono:
- Una sezione introduttiva che spiega l'idea ed indica le motivazioni ed i profitti orientativi attesi.
- Un piano operativo di massima, con l'indicazione delle più importanti date cardine ed ovviamente la fine del progetto programma attuativo.
- Un piano economico che riporti costi e ricavi, con dettaglio delle voci almeno a grandi categorie.
- Un piano finanziario che illustri le entrate e le uscite nel tempo (tipo cash-flow) con riporti gli oneri finanziari dati dal costo del denaro (finanziamenti e prestiti).
- Un'analisi dei rischi del progetto, sia per fatti eccezionali, sia in relazione alle risorse coinvolte, sia per gli aspetti economici.
- Una nota integrativa che spieghi e dettagli quanto non è semplice da riportare in forma tabellare, anche con considerazioni personali dettate dall'esperienza.
Il piano operativo
Tralasciando l'introduzione, solitamente non strutturata e con scopo illustrativo di motivazioni, finalità e benefici, la prima sezione tabellare è il piano operativo.
Il piano operativo riporta tutte le attività necessarie per portare il progetto a regime, per garantirne la successiva vita, le risorse coinvolte, i vincoli principali ed i cardini.
Scopo del piano operativo è fornire un quadro di come ci si muoverà nel tempo, di quando si sarà pronti, di quali possono essere i momenti critici.
Il piano operativo è fatto dal capo progetto assieme ai consulenti tecnici, ai progettisti ed in generale a chi ha esperienza in materia (lui potrebbe non averne, anche se ciò non è usuale).
Utile sono un Gantt complessivo ed alcune tabelle più analitiche, sia in relazione alla programmazione sia per i costi. In sostanza, quello che si vuole è capire cosa si farà, quando e quanto costerà.
Un piano economico
Dal piano operativo si traggono le voci di costo direttamente collegate alle attività previste, si aggiungono costi fissi, consulenze, attività esterne, oneri finanziari, oneri tributari, stipendi di personale amministrativo, costi d'esercizio, ecc.
Il piano economico confronta tali costi con le ipotesi di ricavo, articolate per voci, in modo da fornire una stima del ROI (Return on Investment). I ricavi vanno motivati con analisi di mercato, interviste e altre indicazioni che possano giustificarne le stime.
Scopo del piano economico è quello che potremmo riassumere col detto "vedere se il gioco vale la candela". Altra funzione del piano economico è consentire a chi spende di capire su quali voci si gioca la partita economica. Spesso non è la cifra complessiva a preoccupare, ma le singole ripartizioni. Da questo quadro, ad esempio, può emergere la necessità di nuove alleanze, partnership, ecc.
Il piano finanziario
Stabilito quanto si spenderà, quali saranno i ricavi e quanto resterà in tasca, è importante stabilire le entrate e le uscite nel tempo, sempre suddivise sulle voci principali. Questo è lo scopo del piano finanziario.
Dato che, nella realtà, non si accumulano tutte le risorse economiche su un conto corrente per poi spenderle un po' alla volta (con questa ipotesi nessun progetto sarebbe mai approvato), occorre capire giorno per giorno quando si hanno entrate originatesi dal progetto stesso, quando servono risorse dai finanziatori, quando si hanno residui in cassa e quando invece si ha necessità di accedere a finanziamenti.
Questa parte è fondamentale e purtroppo troppo spesso trascurata. Molti progetti falliscono non perché non vi siano i soldi, ma perché non vi sono i soldi un certo giorno ed il giorno dopo non servono più.
Sul piano finanziario, ovviamente, incide il piano operativo. I due si influenzano vicendevolmente, anzi, la realizzazione del bp significa proprio reiterare tra queste due sezioni sino ad avere un punto di equilibrio.
Proprio sul piano finanziario, inoltre, si evidenzia il famoso breakeven point di cui spesso si parla. Il punto in cui le cifre spese sono pareggiate dai ricavi. Il che non vuol dire che non si spenderà più, appunto perché il cash-flow non è una riga piatta, ma piuttosto una sinusoide. Il piano finanziario mette in luce, oltre tutto, i punti di rischio economico, che poi, a maggior ragione, saranno ripresi nella sezione successiva.
Rischi
Ogni progetto ha rischi di fallimento, molti dei quali sono in realtà più prevedibili di quanto si pensi. Dal piano operativo emergono avvisi, da quello finanziario se ne hanno altri. Il capo progetto, inoltre, in virtù delle sue esperienze precedenti e facendosi punto di raccolta dei consigli dei suoi principali consulenti aggiunge all'elenco ulteriori punti di rischio.
Per ogni voce deve essere indicata la motivazione, l'effetto sul progetto, l'onere economico in gioco, un percorso alternativo, un'azione preventiva ed un'azione correttiva.
Una buona analisi dei rischi è quello che purtroppo manca in molti progetti, anche perché significa esperienza, capacità di ascolto, desiderio di confronto, ottimismo preparato al peggio.
Note integrative
Vi sono cose che è difficile rappresentare con numeri e tabelle. Tutto ciò sarà presente nelle note integrative, che, inoltre, riportano opinioni del capo progetto, anche di natura personale e non dimostrabile.
Le note integrative sono come una chiacchierata fatta, senza necessariamente un filo logico. Quando possibile, sarebbe opportuno che evidenziasse motivazioni per procedere, possibili vantaggi non numerici o economici, considerazioni sull'immagine, sulla fiducia, ecc. In questa sede, inoltre, si riportano i vantaggi indiretti o non misurabili, che comunque si ritiene di voler segnalare.
Conclusione
Non è sicuramente lo schema di un business plan perfetto, ma probabilmente è quello più equilibrato in relazione alla dimensione tipica di molti progetti web seri ed alla portata di un capo progetto con un minimo di esperienza. Come al solito, tutto si può approfondire e migliorare, ma in questo caso è meglio iniziare. Cominciare a produrre un documento con queste caratteristiche, significa prendere coscienza dei propri progetti.
