Con questo articolo chiariremo come si realizza una comunicazione efficace per mezzo di slide di presentazione.
A cosa servono le slide
Le slide di presentazione sono una forma di comunicazione breve ed incisiva che si è ormai affermata sia in ambito universitario che lavorativo come supporto visivo a discorsi orali da presentare in pubblico. Il software universalmente più usato per la realizzazione delle presentazioni è PowerPoint di Microsoft. PowerPoint è il programma più utilizzato perché è semplice e offre una vasta gamma di template pre-impostati e ulteriormente scaricabili dal sito Microsoft di supporto al prodotto.
Il desiderio di stupire purtroppo spesso scavalca quello di essere efficaci e senza rendersi conto di ciò che si fa si finisce con lo sfruttare male un buon ausilio comunicativo.
Benché alcuni sedicenti conferenzieri ai meeting le utilizzino come supporto di comunicazione stand alone, le slide di presentazione non sono state concepite per "lavorare" da sole ma per fare da supporto ad un discorso orale, per schematizzare i contenuti e sottolineare certi aspetti. Il suo uso è ideale per presentare prodotti, progetti, delineare una situazione finanziaria o esporre una teoria. Ovviamente trattandosi di un mero supporto se ne potrebbe benissimo fare a meno ma il suo utilizzo da un plus al discorso, rafforza l'eloquio, fa effetto sulla platea e contribuisce a tenere alta la curva dell'attenzione.
La quantità di attenzione che un pubblico può dedicare ad un relatore è relativamente bassa. Siamo ormai stati abituati dalla televisione ad un mondo multimediale con suoni e colori ed un solo individuo che parla astrattamente per più di venti minuti va già al di là della nostra soglia attenzionale. Le slide hanno il compito di presentare immagini o dati che semplicemente descritti sarebbero troppo labili da ricordare e di dare al relatore l'ausilio visivo di cui ha bisogno per mantenere viva l'attenzione della platea.
Il presente delle slide
Qual è il presente delle slide? Ben pochi relatori in realtà hanno realizzato quanto detto fin qui. Il testo di una slide deve essere breve ed incisivo, esposto a "punti elenco" perché si tratterà dei punti che si andranno a sviluppare durante il discorso.
La parola d'ordine deve essere comunicazione funzionale. Non si tratta di dare libero sfogo alla fantasia ma di creare un tipo di "discorso" specifico e con delle caratteristiche proprie. Non si improvvisa niente, si pensa, si schematizza e poi si realizza in maniera professionale e non casuale.
La realtà attuale è invece caratterizzata dall'eccesso comunicativo che finisce per essere rumore. Sfondi scuri con testo scuro, o viceversa chiari con testo chiaro, più font differenti utilizzati in una stessa presentazione, corpo del testo troppo piccolo, troppi contenuti in una sola slide, i più disparati effetti di apparizione/sparizione/cambio diapositiva e, dulcis in fundo nella catena degli orrori, terribili effetti audio.
Organizzazione visiva: anatomia di una slide
Le slide devono essere costruite secondo uno schema lineare che comunichi, oltre al contenuto specifico di ogni diapositiva, elementi di identificazione che premettano di affermare per ogni slide che questa rientra in uno schema unico. Per ottenere questo effetto di coerenza comunicativa è necessaria un accurato studio di quali sono gli elementi di una slide e quali tra questi sono da considerarsi identificativi per la presentazione.
Fig. 1: Quali elementi costituiscono una slide
1. Titolo diapositiva
2. Corpo del testo
3. Logo della società (se applicabile)
4. Titolo generale della presentazione, luogo e data della riunione
5. Nome e Cognome del relatore
6. Numero di diapositiva relativa al totale delle slide della presentazione
Il titolo della singola diapositiva è un elemento fondamentale e rappresenta l'idea, il messaggio che quella slide vuole rappresentare. Capita spesso di vedere più slide con lo stesso titolo, questo è comunicativamente sbagliato perché provoca un conflitto nell'identificazione della diapositiva e nel rapporto di sequenzialità che si instaura fra la diapositiva e quelle precedenti e successive.
Titolo specifico della slide e numero progressivo in rapporto al totale sono elementi identificativi necessari ad accompagnare il pubblico durante la fruizione del messaggio.
Il corpo del testo deve essere visibile ma non esagerato, ricordate che non tutti hanno 10/10 di vista ma anche che non sono ciechi. Il titolo deve essere chiaramente riconoscibile dal resto, un po' staccato e con un corpo maggiore. È meglio evitare caratteri con le grazie (Times New Roman, Bookman Old Style etc.) e privilegiare caratteri cosiddetti bastoni (Arial, Verdana) avendo cura di scegliere un solo font da utilizzare per tutte le slide.
Una buona spaziatura fra le righe aiuta poi a migliorare la leggibilità del testo.
Evitate di usare continuamente i punti elenco, questi servono solo per gli elenchi e non per i paragrafi. Il problema dell'eccesso dei punti elenco è causato dai template di PowerPoint. Il consiglio è di non utilizzare i template preconfezionati Microsoft, è difficile che calzino a pennello con le vostre esigenze più di un modello ex novo creato da voi.
Evitate inoltre, ove non possiate fare a meno degli elenchi, di complicare la fruizione della presentazione con elenchi nidificati del tipo in figura 2:
Fig. 2: Uso di elenchi annidati
Il logo dell'azienda o dell'istituzione che si rappresenta posto a piè di pagina serve invece da biglietto da visita per il relatore ed insieme a nome e cognome dello stesso creano una identità. Insieme al titolo generale della presentazione questi elementi posti su ogni slide daranno modo alla platea di avere sempre sott'occhio chi parla e di cosa.
Luogo e data completano il quadro informativo. La necessità di questi due elementi non si trova nell'immediato quanto piuttosto sul lungo periodo. All'inizio dell'esposizione orale il relatore avrà cura di informare la platea che prendere frenetici appunti non sarà necessario perché a fine convegno sarà resa disponibile la copia cartacea della presentazione. Luogo e data saranno lì a testimoniare sulle copie per il vostro pubblico quando e dove si è svolta quella data riunione anche a distanza di molto tempo.
Contenuti testuali
I contenuti devono essere brevi ed incisivi, esplicativi ma non troppo lunghi. Se inserite troppo testo rischiate che l'assemblea perda troppo tempo a leggere ciò che doveva solo essere un ausilio e non vi ascolti mentre parlate. Ricordate che il protagonista di una presentazione è il relatore, non le slide.
Detto questo uno degli elementi più importanti di ogni diapositiva è il titolo. I titoli delle slide sono come una sintesi delle stesse, una guida per l'ascoltatore che avrà immediatamente chiaro il contenuto generale della diapositiva. Naturalmente ogni slide deve avere il proprio titolo, altrimenti si rischierebbe soltanto di confondere l'assemblea, e che questo deve essere informativo, non troppo generico o fantasioso.
La struttura di base di una presentazione è forzatamente sequenziale, con un inizio ed una conclusione. Questo stesso flusso devono seguire anche i contenuti.
Si comincerà con la prima slide che conterrà il titolo dettagliato dell'intervento in evidenza e, più piccoli, nome e cognome del relatore, luogo e data del pubblico discorso.
Seconda e terza slide serviranno ad annunciare i contenuti generali di quello che sarà il discorso, a gettare qualche esca e porre qualche domanda d'effetto cui si intende rispondere con il procedere delle argomentazioni.
Si procede dunque con l'esposizione dei fatti e degli eventuali dati a supporto per continuare con l'esplicitare qual è la propria idea in proposito, cosa si vuole dimostrare, qual è il cuore dell'argomentazione.
Infine arriva la conclusione, le ultime slide in cui si schematizza a cosa si è giunti o in cui si fissa il punto della situazione.
Bisogna aiutare il pubblico a costruire uno schema di connessione fra le idee esposte. Utili strumenti a questo scopo possono essere frecce e riquadri per formare dei diagrammi sequenziali.
A questo proposito il contenuto ideale per una presentazione sono i grafici e le tabelle. Questi schemi costituiscono la rappresentazione grafica dei dati empirici esposti dal relatore. Dati di tipo numerico, grafici, percentuali verbalmente elencati senza poter essere visionati sarebbero sterili e noiosi, oltre che estremamente confusionari.
Evitate di importare direttamente sulla vostra presentazione schemi e tabelle da altri tipi di documento e realizzateli invece direttamente con gli strumenti del programma che state utilizzando per creare le slide. Questo potrà sembrare un lavoro aggiuntivo immotivato ma vedrete che vi consentirà una maggiore flessibilità della vostra presentazione nel momento in cui vi ritroverete a dovere cambiare singoli dati.
Sfondi ed effetti
Prima o poi tutti a tutti tocca l'ingrato compito di occuparsi di creare una presentazione e spesso non si ha la minima idea di cosa questa dovrà contenere. Meno sono le idee sui contenuti e più si cerca di stupire la platea, stordirla con il fantasioso accostamento di font, colori, sfondi e, dulcis in fundo, effetti di transizione.
Come spesso succede in grafica "meno è meglio". Font e colori devono essere usati in maniera funzionale. Corpo un po' più grande e colore diverso per il titolo, unico colore per il testo e al massimo uno o due altri colori per elementi che volete evidenziare o differenziare. Grassetti, sottolineati e ombre sono da evitare perché fanno perdere al testo leggibilità.
Anche per quanto riguarda le forme è meglio attenersi alla regola della semplicità usando colori pieni e forme geometriche regolari per le rappresentazioni grafiche.
Se desiderate usare uno sfondo fate in modo che non contenga forme chiassose. Lo sfondo deve essere di contorno e non invadere la scena. Niente fuochi d'artificio o palloncini dunque ma sfondi quanto più possibile uniformi.
E veniamo alle animazioni e transizioni, ovvero gli effetti che permettono di far comparire in un milione di modi il testo e gli elementi di una diapositiva nonché di rendere "fantastico" il passaggio da una diapositiva all'altra.
Bisogna evitare nella maniera più assoluta le animazioni che regolano la comparsa del testo. Il pubblico si innervosisce perché sa che deve "comparire" qualcos'altro e non ascolta l'esposizione orale finché non ha sotto gli occhi tutto il testo.
Da evitare anche la maggior parte delle transizioni. Riavvolgimenti della pagina, frammentazione in quadratini che crollano, scomposizioni di vario genere, apertura della slide a tenda, a scacchi, a scorrimento, con spirali. La cosa peggiore è che spesso non si sceglie un unico modello di transizione e si applica quello a tutte le diapositive ma si fa sfoggio di fantasia cambiando effetto ad ogni slide. In questo senso l'invito è alla più assoluta sobrietà, le migliori transizioni, perché non invasive e più "naturali", sono la dissolvenza e lo sfumato, evitiamo quindi tutte le altre.
Conclusioni
La concatenazione forzatamente logica delle slide si presta bene sia all'uso didattico che professionale a patto che la creazione della presentazione venga sempre e comunque rigidamente pensata e strutturata. L'uso ossessivo di effetti e animazioni nel tentativo di mantenere alto l'attenzione della platea deve essere abbandonato in favore di una preparazione più seria da parte del relatore. La presentazione non può essere ricca quanto l'esposizione orale ma deve servire da supporto alla stessa, un relatore che semplicemente legge le slide è un relatore che non ha una vera conoscenza dell'argomento e non è in grado di sostenere un discorso in proposito. Come relatori si deve fare di meglio come pubblico si può pretendere di più.
