Nell’articolo Cos'è un CMS abbiamo presentato a grandi linee un Content Management System. In questo articolo, invece, vogliamo trattare i motivi per i quali un’azienda decide di dotarsi di un sistema di questo tipo.
Il sito dovrebbe essere lo specchio dell’azienda
Ogni organizzazione è diversa dalle altre ed il sito è in qualche modo l’appendice della stessa. In funzione del motivo che ha portato alla sua realizzazione, può presentare l’azienda, i prodotti e/o servizi, diffondere informazioni, consentire l’acquisto online, comunicare sensazioni.
Sempre più spesso, chi visita un ente, un’organizzazione, una azienda, prima di recarvicisi fa un giro sul sito, che a questo punto è un vero e proprio punto di ingresso e biglietto da visita. L’impressione che il visitatore ricava da quanto vede su Internet fa parte integrante del quadro che mentalmente si fa di chi vi sta dietro. Il sito, quindi, deve rispecchiare l’azienda e sottostare alle specifiche di Comunicazione ed Immagine che l’impresa detta per gli altri canali. Sempre più spesso i progetti di restyling della Comunicazione aziendale prevedono, infatti, tutti gli aspetti: linea intestata, brochure, cartelloni e manifesti, gadget ed il sito.
L’evoluzione dell’azienda
L’azienda, col passare dei mesi, muta. È sorprendente come un’organizzazione possa sembrare diversa da un anno all’altro. Pur in presenza delle stesse persone (e spesso sono diverse anche quelle), molte cose sono inequivocabilmente diverse.
Cambiano i prodotti ed i servizi, i prezzi subiscono variazioni, le condizioni di vendita si adattano a nuove esigenze del mercato, il portafoglio clienti subisce modifiche nelle quote dei settori occupati, nuove promozioni appaiono ed altre spariscono.
L’organizzazione è, più che altro, un organismo. Che si tratti di una società, di un professionista, di una scuola, di un ente, tutto muta ed in questi anni i processi evolutivi sono maggiormente accelerati al punto che l’incapacità di gestire l’evoluzione è uno dei principali motivi di fatica se non di fallimento.
Seguire l’evoluzione aziendale
Abbiamo detto che il sito è lo specchio dell’azienda, il suo bigliettino da visita e primo portone d’ingresso. Non possiamo pensare che l’evoluzione aziendale non sia seguita dalla sua ombra, il sito. Il disaccoppiamento tra le due realtà può provocare importanti perdite d’immagine e portare alla perdita di possibili clienti che rinunciano ad una visita a causa di ciò che hanno visto, o che non hanno visto, sul sito.
Parallelamente alle variazioni dei listini, delle promozioni e delle condizioni di vendita, il sito deve vedere rinnovate le sue pagine. Nuovi servizi sono inseriti nel catalogo e quindi sulle pagine. Eventi sono organizzati dall’azienda e devono, naturalmente, far parte delle news pubblicate su Internet. Esperienze sono acquisite dai reparti e devono diventare “case history" nella galleria del sito.
L’importanza della comunicazione
L’azienda è il punto centrale di un network che dirama informazioni verso la sua periferia. La comunicazione avviene tramite newspaper inviate per posta, newsletter inviate per email, pubblicità su stampa e televisione. La comunicazione non può trascurare uno dei veicoli principali, ormai. Il sito.
Un sito con discreto traffico consente di veicolare in modo semplice e a basso costo tutta la comunicazione aziendale e perdere l’opportunità che rappresenta è un grosso errore.
Aumentare ogni giorno i contenuti
È importante che l’azienda sia visibile sul mercato. Su Internet ciò si raggiunge anche aumentando i contenuti del sito. Informazioni sempre nuove, aggiornate e allineate con i contesti aziendali affrontati, aumentano la visibilità del proprietario del sito.
Anche grazie ai motori di ricerca che indicizzano principalmente i contenuti testuali, nuove informazioni frequentemente aggiunte consentono di aumentare le opportunità di visita a fronte di ricerche effettuate sui temi trattati. Ogni nuova pagina, se ben realizzata, è una nuova possibilità di essere trovati da un cercatore che naviga a caccia di informazioni. È importante, inoltre, l’effetto psicologico che un sito ben aggiornato ha sui visitatori. Non c’è cosa più desolante che vedere un sito con le pagine datate e con informazioni evidentemente vecchie.
Diffusione veloce delle informazioni
Diffondere velocemente le informazioni è fondamentale per lo sfruttamento delle stesse. Gli esempi sono evidenti: la programmazione di un evento, un redazionale su un nuovo ed importante successo raggiunto, una promozione appena avviata. Fatti importanti non possono essere sfruttati se le informazioni non sono velocemente diffuse a chi ne ha necessità o interesse. Internet può essere un canale molto veloce, se ben utilizzato.
Impedimenti all’evoluzione del sito
Purtroppo, ed era qui che volevo arrivare, il sito è troppo spesso gestito, anche in termini di contenuti, dai reparti di sviluppo dell’azienda. Perché dico purtroppo? Chi ha la responsabilità della comunicazione aziendale è quasi sempre collegato alle Direzioni Commerciale e Marketing. Le informazioni elaborate dalle funzioni indicate, sono inviate su documenti Word agli sviluppatori i quali hanno il compito di tradurle in pagine per il web.
Durante il processo di trasformazione dei documenti in pagine, naturalmente ci si scontra con problemi di impaginazione, frammentazione dei contenuti, collegamenti necessari e sistemazioni al volo dei testi. Nelle successive fasi, il controllo effettuato da chi originariamente ha prodotti i testi, può portare a dover ripetere il loop. Ne consegue che dal momento in cui un comunicato è ideato a quello che lo vede effettivamente pubblicato sul sito, possono passare anche molte settimane.
Questo alla lunga logora il meccanismo. Chi ha la responsabilità di produrre le informazioni inizia a demotivarsi. Gli sviluppatori non hanno certo interesse a ricordargli di produrre nuovi contenuti e così dopo qualche mese il sito inizia il suo percorso di disallineamento dalla realtà aziendale.
I contenuti in mano a chi ne è il gestore
Come si può risolvere questo problema? Il Cms nasce proprio come soluzione a questo problema. Un sito dalla struttura di base prefissata pesca i suoi contenuti da una base dati alimentata direttamente, mediante un front-end appositamente predisposto, da chi all’origine è responsabile dei contenuti.
Nell’azienda saranno identificate alcune funzioni che avranno l’incarico di redigere i testi ed inserirli direttamente mediante il Cms per vederle immediatamente pubblicate secondo lo schema progettato ed aziendalmente accettato. Le eventuali modifiche saranno immediatamente apportate e pubblicate.
Chi è responsabile dei testi ed in generale dei contenuti ha la possibilità, in definitiva, di essere indipendente dagli sviluppatori e lavorare secondo i suoi ritmi e la sua schedulazione.
I vantaggi di un Cms
I vantaggi di un Cms, a questo punto, sono evidenti:
- aggiornamento veloce dei contenuti;
- indipendenza dai reparti di sviluppo;
- aumento della velocità di diffusione delle informazioni;
- controllo diretto di chi è responsabile dei contenuti;
- diminuzione delle risorse coinvolte nei processi di scrittura e pubblicazione;
- possibilità di una migliore pianificazione dello sviluppo dei contenuti.I vantaggi di un Cms, in definitiva, non sono tecnici, ma organizzativi.
Conclusione
I vantaggi di un Cms sono tali che l’azienda sopporta volentieri i vincoli che tali strumenti implicano. Chi ha adottato un sistema di Content Management System molto malvolentieri se ne priva per eliminare i pochi svantaggi.
