Inizio con questo articolo una miniserie, sarebbe meglio chiamarla "duetto", dato che sono solo due puntate, sul tema della comunicazione stampa on-line.
In questa prima parte, la prossima probabilmente tra qualche settimana, affrontiamo gli aspetti organizzativi e di metodo dell'attività, nella successiva vedremo invece l'esempio di un piano di comunicazione.
Comunicazione Stampa on-line
Con l'espressione Comunicazione Stampa On-line intendiamo la diffusione verso la stampa (giornalisti, addetti, opinion leader, critici e istituzioni del settore) mediante i circuiti di comunicati stampa (nel seguito, CS per semplicità), quali ad esempio www.fullpress.it.
Occorre prestare attenzione al fatto che per circuito di comunicati stampa non si intende un generico sito che consenta di inviare news, newsletter o articoli. I comunicati stampa, come ovviamente ben sa chi li scrive, sono brevissimi testi che hanno l'obiettivo di informare la stampa, non i lettori finali.
L'elenco dei circuiti
Chi scrive comunicati stampa in modo regolare, ad esempio una volta a settimana, deve avere un elenco di circuiti in cui sappia di poter inserire copia del comunicato.
L'elenco deve riportare le seguenti informazioni:
- nome del circuito;
- url di accesso alla pagine di inserimento;
- login e password di accesso;
- eventuali vincoli tematici;
- indicazione di possibilità di inserimento di HTML o testo.
Queste informazioni sono particolarmente importanti se l'inserimento dei comunicati non è attività ripetitiva o se le persone che la effettuano sono sempre diverse.
Per avere una buona visibilità, è opportuno che l'elenco sia formato da una ventina di circuiti almeno, avendo cura di scegliere quelli ritenuti più stabili e seri. Ad esempio, l'anzianità di servizio depone a favore, così come la presenza di comunicati di aziende importanti.
Anche il fatto che i CS siano oggetto di attento controllo da parte della redazione, depone a favore.
Lista di distribuzione
L'elenco dei circuiti deve essere coadiuvato da una lista di distribuzione e-mail con i contatti delle redazioni locali o di settore, che non hanno un proprio CMS (Content Management System) d'inserimento autonomo per l'addetto stampa delle aziende.
Tale lista, costruita nel tempo grazie alle relazioni personali, è particolarmente importante e spesso vero e proprio patrimonio dell'addetto.
In funzione dell'attività dell'azienda per cui si opera o dei clienti per i quali si svolge l'attività di agenzia stampa, si sceglieranno le testate più indicate.
In alcuni casi, può essere necessario avere più liste di distribuzione.
Cosa fondamentale, però, è che i contatti inseriti in tali liste siano coscienti della cosa ed abbiano approvato l'invio di comunicati, pena una grave perdita di immagine o addirittura segnalazioni negative.
Nei casi dubbi, consiglio prudenza ed una e-mail di contatto iniziale per verificare l'interesse a ricevere comunicati. Ciò è importante anche per comprendere le reali possibilità di pubblicazione dei propri comunicati. Pensare di avere 100 contatti che regolarmente buttano le e-mail che ricevono da noi, non serve a nulla, anzi può essere controproducente.
La registrazione
In un momento di calma (quando mai?), è importante provvedere alla registrazione del proprio account sui vari circuiti di CS.
È opportuno che le informazioni fornite siano veritiere e sensate. Comunicati Stampa firmati in modo anonimo o malamente, con indicazione poco chiara della persona, della funzione e dell'azienda, possono essere lesivi per l'immagine aziendale.
È opportuno che la registrazione sia fatta prima della reale necessità, per fornire ai titolari dei circuiti il tempo di approvare. Registrarsi durante l'inserimento del comunicato significa quasi sempre bloccarsi per un paio di giorni in attesa dell'autorizzazione.
I dati dell'account è opportuno che siano memorizzati sull'elenco dei circuiti, per evitare che la perdita dei cookie implichino l'impossibilità di rientrare nel sistema.
La ricerca di nuovi circuiti
Dato che spesso i Circuiti CS nascono come funghi ed altrettanto velocemente scompaiono, è importante che periodicamente si effettui una ricerca per individuarne di nuovi.
Come detto all'inizio, dovremmo sempre avere almeno una ventina di circuiti attivi. La ricerca consente quindi di sostituire quelli che dovessero presentare malfunzionamenti gravi o addirittura essere chiusi.
Un controllo una volta ogni tre mesi dovrebbe essere sufficiente. Sui forum italiani dedicati al Web Marketing esistono già molte liste di circuiti, anche se alcuni potrebbero risultare inefficaci al momento della pubblicazione di questo articolo.
A titolo iniziale, si fornisce l'indicazione di alcuni di questi.
http://cs-comunicatistampa.blogspot.com
www.giorgiotave.it/forum/comunicati-stampa/
http://www.informaticafriuli.com/comunicati-stampa/
http://www.contenutigratis.net/
Strumenti necessari
Per scrivere i comunicati stampa occorre un programma di videoscrittura, quale MS-Word o Writer di OpenOffice.
Dato che l'operazione di inserimento dei CS nei relativi CMS è più semplice e veloce se fatta partendo da righe scritte in HTML, si consiglia l'uso di editor HTML e la conoscenza dei pochi tag necessari. Una delle tante guide sul Web sarà più che sufficiente per lo scopo.
Il tempo investito per acquisire questa conoscenza (poche ore) sarà ampiamente ripagato da quello risparmiato tutte le settimane, inserendo decine di CS.
Per l'invio dei CS tramite e-mail è ovviamente necessario un client postale quale MS-Outlook o Eudora o simili.
La sezione sul sito
Perché la comunicazione sia efficace in termini di visibilità sul Web, è importante che il sito aziendale disponga di una sezione in cui sia possibile inserire un testo in forma esaustiva, ogni volta che si invii un comunicato alla stampa.
I CS, infatti, devono fare riferimento a pagine del sito per l'approfondimento del tema trattato, dato che gli stessi devono essere essenziali e riportare solo quanto necessario a stimolare la curiosità e l'interesse del giornalista. La sezione sul sito potrebbe essere quella delle news, ad esempio.
Organizzare il flusso d'informazioni
Altro aspetto importante è costruire all'interno dell'azienda alcuni canali di comunicazione verso l'addetto stampa (o Responsabile Web Marketing, se di questo si tratta) per far sì che lo stesso abbia conoscenza di quanto avviene.
L'addetto, comunque, è opportuno che si faccia promotore di un giro di telefonate una volta alla settimana, col fine di procacciarsi quelle notizie che sicuramente ci sono, ma di cui lui non è a conoscenza.
Normalmente basta una telefonata al Direttore Marketing, alla sua assistente, ai principali Product Manager, al Direttore Commerciale. Se l'azienda è di una certa dimensione e tali figure non siano facilmente avvicinabili, vi saranno probabilmente degli alter-ego.
Metodi e considerazioni sull'inserimento
La diffusione di un comunicato stampa deve avvenire in un tempo massimo di due ore circa e prevedere le seguenti fasi:
- reperimento delle informazioni;
- scrittura del comunicato;
- trasformazione in HTML;
- verifica della presenza di una pagina di approfondimento sul sito;
- inserimento nei circuiti di CS.
Tempi più lunghi aumenterebbero i costi dell'operazione, senza essere ripagati dai relativi vantaggi.
Conclusione
Fare comunicazione stampa on-line è una vera e propria mansione e non s'improvvisa. Vale la pena di partire con un metodo collaudato, per arrivare in seguito alle proprio modifiche ed adattamenti alla realtà aziendale in cui si opera.
