Organizzare, effettuare e documentare un brainstorming

Dobbiamo scegliere il nome di un nuovo sito da realizzare e ci serve un'idea. Organizziamo un brainstorming?

Ovviamente è un esempio. Potrebbe trattarsi della scelta del dominio, di uno slogan, di un pay-off o del nome di un prodotto. Cos'è il brainstorming? Come si organizza, come si conduce, come si conclude e come si documenta.

Iniziamo con la definizione. Un brainstorming è un incontro di almeno tre persone, in cui si propongono e confrontano le proprie idee in relazione ad un argomento, con l'obiettivo di arrivare ad una scelta o decisione in merito.

Questo articolo tratta in particolare di brainstorming il cui obiettivo è la scelta di un nome o una frase slogan in relazione ad un prodotto o servizio legato al web, situazione che spesso ho vissuto in modo diretto.

Importanza della fase organizzativa

Coinvolgendo molte persone, per ovvi motivi il brainstorming può avere costi elevati. Anche se effettuato in chat, su web o in videoconferenza, i problemi organizzativi non ne rendono sempre possibile una ripetizione. Occorre fare in modo, quindi, che la produttività sia massima e che il tempo disponibile sia sfruttato nel migliore dei modi.

L'organizzazione della riunione deve prevedere quanto segue.

Deve essere individuata una sede opportuna, con un tavolo sufficientemente grande dove tutti possano sedere guardandosi e scrivendo. In alternativa, si possono porre in cerchio delle sedie con bracciolo tipo conferenza.

Occorre individuare una persona che possa registrare in tempo reale le proposte mano a mano fatte dai partecipanti. La persona deve essere capace di digitare molto velocemente. Questa persona spesso si occupa anche della moderazione e della conduzione della riunione.

Tutti i partecipanti devono essere avvisati con indicazione precisa dell'obiettivo della riunione. Il fatto che abbiano tempo per pensare non è fondamentale, anche se può essere d'aiuto.

La riunione deve essere organizzata in modo da avere un'ora e mezza a disposizione. Con meno di un'ora non si ha il tempo necessario per esplorare con sufficiente profondità il tema, oltrepassando l'ora, la stanchezza toglie lucidità e fantasia.

Il numero dei partecipanti deve essere compreso tra 3 e 10 persone.

Il brainstorming deve essere definitivo. Non è pensabile la sua ripetizione.

Nel caso il brainstorming si svolga su web, è opportuno predisporre la room sulla chat (se necessario) o provare gli strumenti di videoconferenza, inviando ai partecipanti i riferimenti necessari per l'accesso ai sistemi.

Occorre definire chi ha la responsabilità della scelta finale tra le proposte e come si effettua la stessa (votazione, ad esempio).

Avvio della riunione

Bevuto il solito caffè e scambiati i convenevoli del caso, il conduttore apre la riunione, preoccupandosi di:

• spiegare a chi non ha mai partecipato ad un brainstorming quali sono le regole (grosso modo il contenuto di questo articolo);
• indicare quando la sessione si conclude;
• indicare l'obiettivo, quali le sensazioni da evocare, i colori, le emozioni, ecc;
• indicare chi si occuperà della registrazione (ovviamente sarà stato precedentemente avvisato).

Nel caso il conduttore non sia la persona che registra, potrà decidere se avere funzione di moderatore (utile se i partecipanti sono molti) o se far parte dei coinvolti.

Messo all'esterno della porta il cartello "Non disturbare per alcuna ragione", si avvia la sessione.

Come si svolge il brainstorming

Il concetto di base è che ogni partecipante propone le proprie idee senza alcuna spiegazione del perché e senza alcun commento alle proposte degli altri. Non vi è limite di tempo tra una proposta e l'altra. Qualcuno può proporre mille idee ed un altro solo una.

Il fatto che non vi siano commenti e spiegazioni è fondamentale. Ognuno fa una proposta che può essere una propria idea assolutamente originale o, viceversa, il risultato di una modifica di quanto detto da altri.

L'unico vincolo spesso dato dal conduttore è che ogni partecipante deve evitare di accavallarsi sugli altri, ponendo almeno qualche secondo tra una proposta e l'altra, anche in considerazione del fatto che qualcuno sta registrando e per quanto veloce deve avere pur il tempo di scrivere.

Esistono alcune varianti. Ad esempio:

• le proposte si fanno a turno, con pochi secondi di tempo e chi non ha la proposta, passa al successivo;
• ognuno propone quando vuole, anche sovrapponendosi agli altri. È responsabilità di chi registra, tenere traccia di tutto (questo è il sistema più usato).

Il moderatore, nel caso si accorga che si sta uscendo dal percorso ideale o che non si stanno rispettando le regole iniziali, può eventualmente dare indicazioni in proposito, senza interrompere la riunione e lo svolgimento dello stessa. Opera in background, in sostanza.

Si nota, durante la riunione, la creazione di vari percorsi paralleli in cui le proposte seguono dei fili conduttori che partendo da una o più idee d'origine arrivano ad altre molto diverse, con tanti passaggi intermedi, tutti rigorosamente registrati. I percorsi, poi, possono intrecciarsi, scambiarsi parti, interpolarsi o frantumarsi.

Nell esempio della sessione di brainstorming, mentre è in corso si sono indicati il conduttore e l’addetta alla registrazione. Sono presenti, inoltre, le caratteristiche che il nome deve avere e le sensazioni che deve richiamare.

Chiusura della sessione

Alla scadenza del tempo, con ancora una mezz'ora a disposizione, si chiude la registrazione e tra tutte le idee proposte se ne sceglie una, col metodo previsto inizialmente.

Spesso la scelta è automatica, perché durante la sessione di brainstorming vi è un progressivo assestamento delle proposte attorno ad un nome o slogan ben preciso.

Commiati, baci, abbracci conclusivi e, se possibile, un happy hour nel solito locale di tendenza.

Documentazione

Il documento che verbalizza un brainstorming, deve riportare:

• data e ora di inizio e fine;
• obiettivo e caratteristiche;
• partecipanti;
• scelta finale;
• in allegato o in coda, la registrazione di tutte le proposte.

Il documento può essere un file testuale, una mappa mentale, un log della sessione (meglio se pulito delle parti non attinenti).

Nella versione definitiva della mappa del brainstorming si è inserito il nome scelto, la mappa è stata leggermente modificata. Si sono chiusi i rami di secondario interesse.

Conclusione

Il brainstorming se condotto nel modo corretto è uno dei metodi più potenti nella ricerca di un'idea. Chi ha partecipato ad una di queste riunioni raramente la dimentica e spesso la considera come un'esperienza interessante e divertente, da ripetere ogni volta che occorra prendere una decisione dove fantasia, genialità, originalità e comunicatività sono fondamentali.