Nei progetti di ricerca nell'ambito della user experience o in quelle di mercato, ci si ritrova spesso a fare i conti con l'organizzazione di un team di persone che devono collaborare, allo scopo di portare a termine la ricerca nel miglior modo possibile.
Ovviamente, in qualsiasi progetto, come ad esempio la costruzione di un palazzo o l'avviamento di una nuova filiale estera di un'azienda, è fondamentale costruire un team che possa funzionare bene.
È altresì normale pensare che per riuscire a fare una casa occorrano: una serie di operai con competenze specifiche e diverse tra loro, un architetto, un direttore lavori, un committente ecc. e che tutti collaborino al meglio.
Non è invece sempre così scontato che, in progetti più "virtuali", come ad esempio un' indagine di mercato, vi sia lo stesso scrupolo nella ricerca delle figure giuste, di un team che collabori e di un capo progetto che diriga il tutto, in modo da raggiungere gli obiettivi prefissati. Vediamo quindi quali sono queste figure e i motivi per cui la loro presenza nel progetto è importante.
Committente. È presente in ogni progetto ed è la persona, o più spesso l'azienda, che ha posto l'obiettivo e sostiene i costi (quindi il finanziatore). In Italia siamo più spesso abituati a chiamarlo cliente, ma il committente potrebbe godere dell'obiettivo raggiunto senza necessariamente aver finanziato il progetto. Per esempio, un progetto di ricerca sui comportamenti d'acquisto nel settore farmaceutico, potrebbe avere come committente un'associazione di categoria e poi essere invece finanziato da una o più società farmaceutiche.
Diventa quindi importante stabilire chi sia realmente il committente, perché sarà lui ad indicare al capo progetto (il project manager) quali sono gli obiettivi da raggiungere ed è anche colui al quale quest'ultimo farà capo per le decisioni importanti.
Può capitare che il committente sia all'interno della stessa azienda per cui lavora il Project Manager, per esempio quando la direzione aziendale commissiona un progetto ad un Project Manager interno. In questo caso il committente sarà l'organo direttivo. Solitamente in progetti di ricerca ciò non accade, ma lo si può riscontrare in altri settori.
Il finanziatore o lo sponsor. Come riportato sopra, in un progetto di ricerca il committente potrebbe non essere il finanziatore dello stesso. In questi casi, è fondamentale riconoscere la figura che mette a disposizione le risorse economiche (e non solo quelle) per il raggiungimento degli obiettivo del progetto. Occorre sottolineare che chi finanzia non sarà colui che avrà potere decisionale. Dopo gli accordi iniziali con il committente e il Project Manager, sarà quest'ultimo ad avere il controllo del progetto e a prendere le decisioni. Il committente potrà ovviamente valutare i risultati finali e intermedi da egli raggiunti.
Project Manager (PM) o capo progetto. Innanzitutto una premessa. Spesso quando si parla di capo progetto si pensa ad un tecnico, magari ad un ricercatore, a cui sono stati dati maggiori poteri di decisione e responsabilità. Non è così. Purtroppo in Italia non vi è una cultura forte a questo proposito, ma sta di fatto che la figura del PM è ben più complessa. Egli è il responsabile unico verso il committente dell'assolvimento degli oneri contrattuali ed il raggiungimento degli obiettivi. Inoltre è colui che garantisce all'organo direttivo che il progetto prosegue così come è stato a suo tempo attivato.
Da questa definizione si può già comprendere che il PM è una persona che deve possedere delle competenze trasversali, come, per esempio, conoscenze di tipo amministrativo/legale per dare attuazione ad ogni fase del progetto e per risolvere eventuali problemi e controversie. Inoltre, deve essere un leader per il suo team, riconosciuto come tale dai suoi sottoposti e nel contempo favorire la collaborazione tra questi ultimi, nonché tra essi ed egli stesso. Ovviamente dovrà conoscere il settore in cui opera, ma le sue capacità e le sue doti dovranno andare ben oltre.
Per essere nominato tale, il Project Manager deve ricevere una legittimazione formale da parte del committente che, da quel momento, gli lascerà "carta bianca", valutandone comunque l'operato in base ad indici di valutazione intermedi e ai risultati finali raggiunti.
Gli obiettivi principali che un PM deve realizzare sono:
- arrivare all'obiettivo finale del progetto;
- prendere e adottare le decisioni migliori in base agli obiettivi del progetto;
- avvertire il committente, se intervengono difficoltà non superabili;
- conseguire gli obiettivi economici del progetto;
- chiudere il progetto il prima possibile, se gli obiettivo non possono essere raggiunti.
Il ricercatore. Figura centrale ed importante in questo tipo di progetti, è colui che ha competenze specifiche nel campo della ricerca. Avrà il compito di fare un'analisi iniziale, per capire il contesto da cui partire, identificare una base teorica di riferimento, scegliere il metodo più appropriato per condurre la ricerca, preparare il materiale che serve alla registrazione dei risultati come ad esempio questionari o griglie di osservazione ed infine analizzare i risultati finali. Inoltre, se il team degli intervistatori non è già esperto, dovrà occuparsi della formazione di quest'ultimo.
L'intervistatore. Solitamente è una persona con una formazione di tipo sociale o psicologico, che ha il compito di raccogliere i dati necessari per la successiva analisi. Per esempio, se ritratta di indagini sulla base di questionari, sarà colui che intervisterà un campione di persone; nel caso di un focus group, raccoglierà impressioni e pareri; se si è scelto un metodo osservativo, avrà il delicato compito di osservare e registrare, in una griglia pre-compilata, i dati emersi.
Anche se l'intervistatore può essere considerato la figura più operativa del progetto di ricerca, non è sicuramente la meno importante, in quanto, per ottenere dei buoni dati da analizzare, occorre che le interviste o le osservazioni vengano fatte in modo scrupoloso e attento.
Esperto di statistica. Aiuta il ricercatore nell'analisi dei dati. È un professionista di statistica e possiede una conoscenza approfondita degli strumenti informatici che vanno a supporto di questa scienza, quali ad esempio SAS, SPSS, R, SYSTAT.
Esperto della materia. È una persona che conosce bene il settore e la materia in cui il progetto di ricerca si contestualizza. Avrà il compito di supportare le figure del team, soprattutto il PM e il ricercatore, portando la sua esperienza e il suo know-how. Per esempio, in una ricerca sulla percezione degli italiani sul tasso di disoccupazione nella propria regione, occorrerà avere il supporto di un sindacalista, esperto di diritto del lavoro.
L'insieme delle risorse umane che lavora al progetto costituisce il team. Per la buona riuscita del progetto, è fondamentale che vi sia collaborazione e intesa tra i componenti del team. Questo significa lavorare al meglio, senza sprechi di forze ed energie. E altresì ovvio che, per poter lavorare bene in gruppo si siano impostate delle linee guida. Quelle iniziali sono:
- attribuzione dei ruoli;
- definizione degli standard, delle procedure e dei metodi;
- obiettivo chiaro, specificato e condiviso dal team;
- definizione delle procedure di controllo;
e successivamente:
- circolazione e distribuzione delle informazioni;
- clima di comprensione e motivazione;
- accettazione delle critiche;
- capitalizzazione dei successi.
Tutto ciò diviene di più facile attuazione in relazione alle doti di leader del PM. Egli inoltre potrà avvalersi di coordinatori, come per esempio capi commessa, che lo aiutino ad avere una visione d'insieme maggiore, soprattutto quando il team è formato da molte persone. In questo modo il PM potrebbe sopperire alla difficoltà di non essere sempre presente e a non cogliere in tempo gli eventuali problemi che, come spesso accade, emergono tra i vari componenti del team. I coordinatori, tenendo sempre presenti le linee guida impartite dal PM, avrebbero modo di essere più presenti e rappresentare, per il team, delle figure di riferimento più stabili rispetto al PM.
Conclusione
Quanto detto vale soprattutto per progetti di ricerca piuttosto grandi, che richiedono molte persone per la loro riuscita. Al contempo, anche quando i progetti di ricerca sono più piccoli, è importante avere ben chiare le figure professionali principali a cui far riferimento, anche solo per poter decidere, avendone però coscienza, di escludere o non escludere alcune di esse.
