Ho già parlato in un Immagine coordinata. La coerenza comunicativa di cos'è l'immagine coordinata e che importanza abbia la coerenza nel sistema comunicativo di un'azienda.
Con questo nuovo articolo vedremo da cosa è costituito un set istituzionale di base, quali sono i contenuti tipici, i programmi più usati per la loro realizzazione e qualche accorgimento tecnico.
Il set istituzionale di base
Il set istituzionale di base è comunemente costituito da tre elementi:
- Biglietto da visita
- Carta intestata
- Busta
Un biglietto da visita, se ben realizzato, può essere un potente strumento di marketing. Innanzitutto deve essere distintivo dell'azienda, non eccentrico ma neanche troppo anonimo altrimenti corre il rischio di essere utilizzato come foglietto per gli appunti da chi in quel momento non si trova sotto mano nient'altro su chi scrivere.
Il biglietto da visita deve catturare l'attenzione, avere dei contenuti e lasciare non solo una memoria visiva a chi lo riceve ma anche evocare delle sensazioni tattili. Dove mancherà così la memoria informativa sull'azienda potrà forse la memoria tattile corporea suggerire un ricordo e dunque la presenza di quel biglietto. parte integrante della realizzazione di una biglietto da visita multisensoriale è dunque la scelta della carta.
Se la particolarità del biglietto da visita è fornire tante informazioni in un limitato spazio vitale la carta intestata deve rispondere alle stesse leggi, mettendo però in conto che dovrà essere utilizzata per molte più funzioni.
La carta intestata serve sia per le comunicazioni fra aziende che per quelle verso i clienti, per contratti, fatture, fax e deve sempre essere leggibile in ogni sua parte. Per questo motivo, nel processo di creazione se ne prevede una versione alternativa ad esclusivo uso fax, certamente il mezzo che a volte mette più a dura prova la grafica che fa uso di sfumature e colori chiari.
Logico complemento della carta intestata è infine la busta. Una busta anonima, bianca, senza il logo dell'azienda rischia di essere ignorata, dimenticata. Non bisogna comunque cedere agli opposti e realizzare delle buste eccessivamente colorate o che comunque non comunichino la propria provenienza, si rischierebbe infatti di essere cestinati come posta spazzatura.
Contenuti: biglietto da visita
Lo spazio è poco e le cose da dire sempre molte. Come sempre non bisogna perdere di vista gli elementi fondamentali ed un piccolo schema può risultare utile:
- Logo aziendale
- Nome Azienda
- Nome, Cognome di chi si presenta tramite quel particolare biglietto
- Ruolo
- Numero di telefono e fax dell'azienda, meglio se i numeri diretti della persona
- Indirizzo
- E-mail aziendale
- Indirizzo web aziendale
Un'altra informazione utile può essere il numero del cellulare, specialmente nel caso di qualcuno che è raramente reperibile in ufficio.
Vediamo un esempio di quanto detto estrapolato dal libro Letterhead & Logo Designs 4. Create the corporate image [Rockport Publishers Inc. 1996].
La grafica, per quanto possibile, deve essere orientata all'attività, deve lo stile che più avvalora l'immagine che l'azienda vuole dare di sé e della propria attività. I colori istituzionali se sono già stati definiti vanno sempre rispettati.
Il corpo dei font non deve essere troppo piccolo o illeggibile. Sembra ovvio ma ricordiamo che chi riceve il nostro biglietto da visita deve leggerlo e non deve sforzarsi eccessivamente per farlo. E' nel nostro interesse che usi il nostro biglietto per trovarci!
Può essere utile, magari nel retro del biglietto, inserire un pay-off, una frase d'effetto, incisiva che racchiuda una informazione utile a chi legge, che gli faccia capire che siamo veramente bravi in qualcosa più degli altri, la nostra filosofia aziendale o un servizio particolare che offriamo.
Ancora contenuti: busta e carta intestata
La busta è ciò che ha bisogno del minor numero di informazioni. Saranno sufficienti e necessari:
- Logo
- Nome azienda
- Indirizzo
La carta intestata necessita di più informazioni:
- Logo
- Nome azienda
- Indirizzo
- Numero di telefono e fax
- P.iva
- Indirizzo web
Elemento molto importante è la distribuzione degli elementi in modo da dare visibilità alle informazioni senza appesantire il foglio. Ricordiamoci che la carta intestata è solo un supporto a corredo di ciò per cui sarà usata, dalla lettera alla fattura e che quindi deve essere pensata in modo da lasciare spazio sufficientemente libero.
Ecco un esempio di set completo sempre tratto dal libro Letterhead & Logo Designs 4.
Realizzazione: quali programmi?
Su questo punto le linee di pensiero sono veramente tante ed ognuno ha le sue preferenze.
Indicativamente i programmi più usati per queste realizzazioni sono Adobe Illustrator o Macromedia Freehand come programmi vettoriali.
I programmi vettoriali sono più indicati perché le eventuali variazioni alle dimensioni possono essere apportate tutte le volte che si vuole senza causare alcuna perdita di qualità.
Qualcuno usa Photoshop ma pure essendo stato di molto potenziato sul versante vettoriale nelle sue ultime versioni resta comunque un programma nato per il fotoritocco e la grafica bitmap.
Un'altra soluzione sono Adobe Indesign o QuarkXPress, generalmente più usati per la realizzazione di brochure.
Accorgimenti tecnici
Grammatura e dimensioni – La grammatura è un elemento importante perché influisce sulla resistenza del prodotto e sulla gradevolezza della consistenza. Un biglietto da visita dovrebbe essere almeno stampato su carta da 200 gr/mq mentre la carta intestata normalmente è intorno ai 100/110 gr/mq.Per le dimensioni di solito si usano:
- Biglietto da visita: 85x55 mm
- Carta intestata: 210x297 mm (A4)
- Busta italiana: 230x110 mm
- Busta americana: 220x110 mm
Tuttavia quelle del biglietto da visita possono subire delle piccole variazioni ad esempio 90x54 mm o 90x57 mm. Le dimensioni della carta intestata invece sono praticamente vincolate al formato A4.
Colore
Sarebbe bene concepire come prima idea qualsiasi elemento distintivo istituzionale in bianco e nero e solo in seguito aggiungere il colore aziendale cercandolo nella lista ufficiale dei colori Pantone.
La scelta di un Pantone dalla mazzetta colori vo permetterà di avere almeno un'idea approssimativa del risultato finale. Il sistema di stampa tipografica infatti non segue le regole della stampa ad inchiostri, dosando le quantità CMYK (abbreviazione di Cyan-Magenta-Yellow-Black) come le stampanti casalinghe e la scelta di un colore Pantone può dare almeno una minima sicurezza sui risultati.
Formato
Si dovrebbe sempre dare alla stampa un file di formato vettoriale non compresso, ad esempio in EPS. Questo serve ad evitare che nel processo di compressione si perdano dati colore, bordi e compaiano antiestetiche macchie o, peggio ancora, il testo risulti sfocato.
La risoluzione, specialmente se usate un formato differente, non dovrebbe essere mai sotto i 300 dpi.
Con il formato EPS, essendo questo un formato vettoriale il problema comunque non si pone tranne che per le immagini importate nel file ma che nascono originariamente in altri formati, in tale caso bisogna assicurarsi che la risoluzione si adeguata.
Curve e abbondanze
Prima di salvare gli esecutivi si deve trasformare tutto il testo in oggetti grafici e lasciare sui bordi quelle che tecnicamente si chiamano abbondanze.
La trasformazione del testo in oggetto formato da curve permette al file di non dipendere dai font eventualmente installati o meno sulla macchina della tipografia. Eviterete sicuramente problemi di riconoscimento font durante la stampa tipografica.
Inoltre se avete usato Photoshop ricordatevi di "appiattire" l'immagine su un unico livello.
Lasciare delle abbondanze significa prevedere che gli oggetti grafici che arrivano al limitare del formato, del biglietto, della busta o della carta intestata, vadano un po' oltre. Bisogna infatti considerare che il tutto dopo stampato andrà ritagliato e rifilato da fogli molto più grandi del formato. Le macchine non sono precise al millimetro e rischiate antiestetici perfili bianchi intorno ad esempio al vostro biglietto da visita.
Conclusioni
Il set istituzionale di base se creato con criterio è un potente mezzo di visibilità e di marketing.
I costi per i modelli standard sono contenuti. Eventuali variazioni dipendono soprattutto dalla carta che scegliete, dalla eventuale plastificazione, dalla scelta di forme particolari e dall'aggiunta di più colori in quanto tutti questi elementi richiedono una maggiore manodopera o un costo maggiore delle materie prime.
Con delle scelte mirate è possibile non spendere molto e sulla maggiore tiratura di stampa si può ulteriormente risparmiare qualcosa.
È importante evitare al massimo errori che per quanto banali possano rendere pessimo il risultato finale. Ricordate che gli elementi di comunicazione "parlano" di voi e della vostra azienda e se ne devono parlare male allora è meglio che non lo facciano!
