Il piano di comunicazione online di un evento

Come promesso nel primo articolo di questa piccola serie, ecco un esempio di piano di comunicazione stampa on-line di un evento.
Si tratta chiaramente di un esempio, anche se tempi e metodi sono quelli corretti. Potrete poi applicare lo schema ad un vostro qualunque evento organizzato.

L'evento da comunicare

Come esempio si è deciso di usare una presentazione di nuovi servizi a potenziali clienti di un'azienda.

Ipotizziamo che l'evento si tenga a Verona, che l'ambito sia quello dello sviluppo di software per l'e-commerce, che l'azienda si chiami E-shop S.r.l.

Sempre come ipotesi, l'evento avrà luogo mercoledì 9 aprile 2008. Oggi è il 5 dicembre 2007 e stiamo iniziando le attività relative. Ipotizziamo, infine, che sia stata predisposta una segreteria o quanto meno una persona di riferimento che coordini le attività principali e che faccia da interfaccia verso l'esterno.

Strategia e piano

L'obiettivo che ci siamo proposti è migliorare la visibilità del nome dell'azienda, promuovere il nuovo prodotto disponibile ed in generale fare attività di branding.
In sostanza, il piano di comunicazione non vuol promuovere l'evento in sé, ma viceversa usa l'evento stesso per promuovere il nome dell'azienda ed il relativo servizio.

La strategia, in questo caso, prevede una serie di comunicati ripetuti a breve distanza di tempo, che fornendo ogni volta nuove notizie sull'evento, riportino il nome dell'azienda e del servizio. Non avendo interesse primario alla Link Popularity, l'inserimento dei Comunicati Stampa (CS per semplicità, nel seguito) sarà effettuato anche in quei circuiti che non consentono l'inserimento di un link. È importante che ciò sia fatto, perché uno degli obiettivi è il branding, che ha effetto anche per la semplice comparsa del marchio o del nome dell'azienda.

I comunicati saranno in forma brevissima, indicando una pagina di approfondimento posta sul sito. Una di queste pagine, sarà quella ufficiale dell'annuncio ed a questa si farà riferimento ogni volta si voglia rimandare all'informazione completa sull'evento.

Il tempo necessario per una buona visibilità

Perché vi sia una buona visibilità è importante che la copertura del piano sia di almeno tre mesi. Con tale periodo, infatti, si ha la possibilità di inserire più CS che si rafforzeranno vicendevolmente e contribuiranno a creare una massa di contenuti che farà da volano per il marchio indicato.

Tre mesi di comunicazione stampa, inoltre, forniscono buone probabilità di visite al sito con effetto promozionale dell'evento in sé, che se anche non di interesse primario, può comunque essere un effetto collaterale interessante. In generale, ritengo che inserire un paio di comunicati una o due settimane prima dell'evento sia solo tempo perso. Non si ottiene quasi nessun effetto, al costo di qualche ora di lavoro buttata.

Frequenza dei comunicati

Perché l'operazione abbia un costo equilibrato, va evitato l'inserimento continuo di nuovi CS. Viceversa, l'inserimento di pochi CS in tre mesi non fornisce molta visibilità

Ritengo che una frequenza sensata possa essere quella di un comunicato diramato ogni due settimane circa. Si ottiene così un flusso costante di visite (anche se minimo), ma soprattutto si fa sì che il nome/marchio sia sempre visibile per il periodo di copertura del progetto.

Anche in termini di branding, un marchio o un nome di evento che duri meno di tre mesi ha poche probabilità di generare quel numero di impression necessario perché sia effettivamente considerato parte della storia dell'azienda.

Possibili temi dei comunicati

Dato che in tre mesi vi saranno almeno 6 comunicati, ma forse anche di più, occorre prevedere sin dall'inizio che non tutte le informazioni siano date assieme, in modo da avere ulteriori news da diramare un po' alla volta. Ecco un esempio.

• il primo comunicato informa del fatto che si sta organizzando l'evento, in modo da creare un'aspettativa;
• il secondo comunicato indica il programma ufficiale, con tutte le informazioni logistiche ed il modo per partecipare;
• il terzo ed il quarto comunicato indicano la presenza di sponsor o di testimoni importanti;
• il quinto comunicato indica che nell'ambito dell'evento vi sarà un momento importante originariamente non presentato (una tavola rotonda, un gioco, un rinfresco, un'intervista, ecc.).

Elementi base di tutti i comunicati

Ogni comunicato, per rispettare quanto la strategia ha previsto, deve contenere i seguenti elementi:

• nome dell'azienda;
• nome dell'evento;
• data dell'evento;
• descrizione brevissima dell'evento;
• località o città dell'evento.

Proprio questi elementi, ripetuti in tutti i comunicati, creeranno questo pezzo di storia del brand, consentendo di raggiungere l'obiettivo prefissato.

Ogni comunicato, inoltre, conterrà un rimando alla pagina di approfondimento sul sito.

Nella suddivisione tra titolo, occhiello e corpo del comunicato, è importante che il nome dell'azienda, la data dell'evento e la località siano sempre ben distribuite, possibilmente con almeno una ripetizione e la presenza obbligatoria nel corpo.

Effetti ottenuti

Gli effetti che si otterranno così sono i seguenti:

• per tre mesi si avranno on-line contenuti in cui saranno visibili il nome dell'azienda, il nome dell'evento e la data;
• in virtù di effetti virali, i comunicati ne genereranno altri, sempre on-line, dando luogo ad un gran numero di documenti;
• alcuni giornalisti, leggendo i circuiti di comunicazione stampa, potranno riportare informazioni relative all'evento sui propri giornali o riviste;
• blogger ed opinion leader potrebbero riportare informazioni sui propri siti e blog;
• la Link Popularity ottenuta potrà avere effetti positivi (quanto importanti non è possibile determinarlo a priori) in relazione al posizionamento del sito aziendale sui motori di ricerca.

Controlli finali

Prima di chiudere il progetto, ad evento concluso, è opportuno che si facciano alcuni controlli, per prendere coscienza di cosa s'è prodotto.

Cercando il nome dell'evento, si potrà verificare il numero complessivo dei CS e di quelli che si sono auto-replicati o che sono stati copiati / trasferiti ad altri sistemi (solitamente ben di più di quelli di partenza). Si dovrà controllare quanti link il sito avrà ricevuto dall'esterno. Si dovranno verificare quanti e quali articoli siano stati scritti sull'evento da esterni. Si dovrà verificare se in corrispondenza di una ricerca della data, in prima pagina sui motori vi sia l'evento in questione.

Conclusione

Le fasi di un piano di comunicazione stampa on-line sono semplici. Una volta acquisito il metodo, si potrà (e sarebbe conveniente farlo sempre) gestire allo stesso modo la comunicazione relativa ad ogni fatto saliente dell'azienda.