Tra le applicazioni gratuite realizzate da Google, Google Calendar è senza dubbio una di quelle che ha riscosso il maggior successo. Oltre a poter usufruire di un potente sistema per gestire rapidamente il nostro calendario digitale ricco di impegni e di poterlo condividere con chi vogliamo, Google Calendar dimostra un ottimo livello di integrazione con altre piattaforme utilizzate a livello professionale come, per esempio, Microsoft Outlook.
Per quanto l'interfaccia di Google Calendar sia molto semplice da usare e intuitiva, ci sono operazioni poco note che permettono, per esempio, di organizzare in maniera digitale il nostro tempo e di relazionarci con altre persone. In questo articolo scopriremo come sia possibile impostare degli eventi nel nostro calendario e invitare via e-mail altre persone a parteciparvi. Grazie alla piena compatibilità con i più diffusi standard del formato con cui sono inviati gli inviti, la gestione delle risposte agli inviti tramite Google Calendar viene gestita in maniera automatica non solo qualora gli inviti siano stati ricevuti da altre persone che utilizzano i servizi Google come Gmail e Google Calendar, ma anche a chi si avvale di sistemi diversi per il controllo del calendario personale e l'accesso alla posta elettronica.
Impostare un evento
Il primo passo da compiere per poter invitare i nostri contatti a un appuntamento è quello di impostare i dettagli dell'evento all'interno del nostro calendario personale. Per farlo, apriamo la pagina principale di Google Calendar (ricordiamo che per utilizzare Google Calendar è necessario avere un account di Google attivo e accedere dall'indirizzo www.google.com/calendar) e sfogliamo giorni, settimane e mesi fino a individuare nel calendario la data desiderata. Clicchiamo nell'area principale della pagina nel riquadro corrispondente alla data scelta e, nella finestra che compare, clicchiamo su Modifica dettagli evento. Così facendo comparirà la pagina estesa che riporta tutti i campi per definire le caratteristiche avanzate dell'evento e del tipo di visualizzazione che ne sarà data all'interno del calendario.
Digitiamo ora le informazioni relative al tipo di attività che sarà programmata (nel riquadro Che cosa) e definiamo l'arco temporale che riguarda l'evento. Poiché il nostro scopo è quello di organizzare un evento e inviare degli inviti, è consigliabile dettagliare anche la località dove si terrà e inserire una descrizione estesa nell'apposito riquadro: sono informazioni che saranno rese disponibili alle persone invitate. Terminata questa fase di compilazione, prima di salvare passiamo a definire la lista degli invitati.
Selezionare gli invitati
Sul lato destro della schermata di configurazione dei dettagli degli eventi è disponibile un riquadro dedicato alla selezione degli indirizzi di posta elettronica corrispondente alle persone che vogliamo invitare al nostro evento.
Prima di aggiungere gli indirizzi di posta, definiamo quale tipo di permesso avranno gli invitati relativamente all'evento che abbiamo impostato. In particolare dobbiamo spuntare le voci che riguardano la possibilità di invitare altre persone senza il nostro consenso, di consultare l'elenco completo degli invitati e addirittura di modificare i dettagli da noi immessi. Spuntate le voci di nostro interesse spostiamoci dentro il riquadro di aggiunta degli indirizzi e digitiamo manualmente tutti i destinatari. Qualora i nostri contatti fossero presenti nella rubrica di Gmail, possiamo cliccare sul link Scegli dai contatti e aggiungerli in maniera più rapida saltando l'immissione manuale.
Invio e gestione delle notifiche
L'invio degli inviti viene effettuato automaticamente (a seguito di una esplicita richiesta di conferma della spedizione) al momento del salvataggio dell'evento.
Chi riceve la mail di invito potrà rispondere, a seconda del client di posta elettronica e di gestione degli eventi che sta utilizzando, sia attraverso le apposito opzioni dell'interfaccia, sia, qualora non fossero disponibili, cliccando sui link contenuti nell'email. In ogni caso riceveremo un'email di conferma e, a seconda della risposta contenuta, l'evento aggiunto al calendario integrerà le informazioni sulla partecipazione inviate da tutti gli invitati.
Per verificare in maniera dettagliata lo stato di partecipazione basterà, all'interno di Google Calendar, cliccare due volte sul'evento e guardare nella pagina di dettaglio l'area a destra. Qualora gli inviti siano modificati nel tempo, l'evento si aggiornerà automaticamente. Anche l'eventuale eliminazione dell'evento inserito nel Google Calendar potrà essere segnalata a tutti gli invitati con un solo clic.
Integrazione totale e "tascabile"
La completezza del sistema di gestione degli eventi e la piena compatibilità con i sistemi software di posta elettronica utilizzanti anche nelle aziende (es. Microfost Exchange) rendono Google Calendar un servizio di alta qualità perfetto per gestire appuntamenti e inviti via e-mail. Oltre alla possibilità di organizzare eventi tramite un ambiente online facilmente fruibile via computer, la disponibilità di software e sistemi di sincronizzazione con cellulari e palmari come Google Sync permette di gestire il proprio Google Calendar anche in mobilità, riuscendo a impostare eventi, per esempio, con il software standard del nostro cellulare, appuntamenti che possono successivamente essere "riversati" nell'interfaccia Web ed essere soggetti ad inviti esattamente come se fossero stati originati su PC.
