Gmail è la tipica applicazione di Google dall'apparenza scarna e pulita, secondo una filosofia di semplicità che permette anche agli utenti meno esperti di utilizzarlo velocemente. Al suo interno nasconde però una serie di funzioni che lo rendono uno strumento davvero potente.
Cerchiamo qui di dare qualche suggerimento per un utilizzo ottimale, e di vedere qualche funzione meno nota, escludendo però la parte delle applicazioni sperimentali, nella sezione Labs, di cui abbiamo già avuto di parlare in un precedente approfondimento.
Usate le etichette, subito
All'inizio ci sarà un po' di pigrizia nell'usare le etichette per ordinare i propri messaggi, perché sembrerà di poter tenere tutto quanto sotto controllo, ma è bene organizzarsi da subito per quando i messaggi saranno molti di più.
Per utilizzarle occorre andare sul menu Impostazioni / Etichette, da lì se ne possono creare di nuove o modificare quelle esistenti. Una volta create, si gestiscono anche cliccando sul quadratino accanto all'etichetta stessa, ad esempio per cambiar loro colore. Le e-mail si possono inoltre trascinare col mouse sull'etichetta desiderata.
L'aspetto fondamentale delle etichette è che non sono cartelle, ma dei tag. Questo significa che ogni e-mail può avere anche più etichette.
Un consiglio è quello di nominare le etichette più importanti facendole precedere da un segno, come "* ", di modo da visualizzarle sempre in alto nel menu di sinistra. Lasciando inoltre uno spazio dopo il simbolo, quando ci sarà da etichettare un'e-mail il sistema riconoscerà la digitazione delle prime lettere e verrà subito proposta quella giusta.
Gestite le cose da fare
Questa è una funzione che si trovava nei Labs, ma è stata successivamente "promossa" tra quelle standard. Consente di impostare una semplice lista delle cose da fare, che comparirà in basso a destra rispetto alla pagina. Si attiva dall'etichetta Attività (a sinistra dell'interfaccia), e oltre alle funzioni tipiche delle to-do-list, l'aspetto più interessante è l'interazione con l'e-mail.
Aprendo un'e-mail e facendo clic sul pulsante Altre Azioni in alto, si può aggiungere (clic sulla voce Aggiungi ad attività) la mail ricevuta all'elenco di attività da fare, indicando anche una data di "scadenza" e una nota.
"Stellate" le mail importanti
Un'altra funzione interessante è quella delle stelle. Basta cliccare sulla stellina bianca a fianco al mittente per farla illuminare di giallo (o di un altro colore se si è cambiato il tema, vedi più avanti). Questo può essere utile quando si hanno molte e-mail da leggere, ma non si ha il tempo di rispondere subito. Mettendo di volta in volta la stella, e andando a fine giornata, o quando abbiamo tempo, nella sezione Speciali, visualizzeremo i messaggi più importanti, a prescindere che l'e-mail l'abbiamo già aperta, o che la dobbiamo ancora leggere.
Dopo aver risposto dobbiamo però ricordarci di togliere la stella, perché questo non avviene in automatico.
Usate la tastiera (è comodo)
Gmail dispone di un ricco set di comandi da tastiera, che si abilitano passando da Impostazioni / Generali / Scorciatoie da tastiera.
I principali sono "c" per scrivere un nuovo messaggio, "s" per mettere la stella al messaggio evidenziato, "r" per rispondere, "#" per cancellare una conversazione e "l" per aggiungere le etichette.
Come potete verificare nella pagina di aiuto di Google, che contiene la lista completa, ce ne sono moltissimi, praticamente uno per ogni operazione. Chiaramente per azionarli non dobbiamo avere il cursore attivo nell'area di scrittura.
Importate le mail di altri indirizzi
Non è una funzione esclusiva di Gmail, ma è importante sapere che Gmail può diventare il centro di controllo di tutta la nostra corrispondenza elettronica, semplicemente importando la posta inviata ad altri indirizzi. Passando da Impostazioni, questa operazione si compie andando su Account e importazione. Successivamente, vedremo più in basso gli account appena creati, con i minuti passati dall'ultimo controllo. Se vogliamo, possiamo comunque forzare un controllo in quel preciso momento, cliccando Scarica posta ora.
Se l'account che inseriamo è poco capiente, occorre ricordarsi di far cancellare i messaggi sul server di provenienza. Su Gmail di principio non abbiamo problemi di spazio, ma su altri account potremmo averne, e la posta che riceviamo passa comunque da lì. Inoltre l'importazione dell'account non avviene soltanto in ricezione, ma anche per spedire le e-mail. Se abbiamo più account, quando scriviamo un messaggio avremo la possibilità di aprire un menu a tendina vicino al nome del mittente.
Fate attenzione: il sistema non funziona con alcuni provider di posta un po' restrittivi. Tra questi Alice e Libero.
Organizzate la posta con i filtri
Gmail permette di creare filtri sia per le e-mail in entrata che per quelle in uscita. È una funzione comoda per etichettare automaticamente delle e-mail, per inoltrarle ad un altro indirizzo o per cancellarle.
Tipicamente, si aggiungono per tipo di mittente o di destinatario, ma siamo liberi anche di impostarli per contenuto dell'oggetto o del messaggio, o su una combinazione di più elementi. Dopo, dovremo stabilire quale sarà il comportamento da attribuire al messaggio filtrato. Ad esempio acquisire una certa etichetta, essere archiviato o cancellato.
Un altro modo pratico e veloce per aggiungere un filtro è prendere un'e-mail, magari una di quelle che vogliamo iniziare a filtrare, e dal menu in alto a destra nella visualizzazione dei singoli messaggi, dove c'è scritto Rispondi, selezionare Filtra i messaggi di questo tipo. Da lì si va direttamente nella pagina di impostazione dei filtri.
Personalizzate l'interfaccia
Un'altra caratteristica di Gmail è la possibilità di poter modificare il tema grafico pre-impostato. Andando su impostazioni, sotto Temi troveremo un elenco di combinazioni di colori da scegliere. Uno di questi permette anche di scegliere direttamente noi i colori dei diversi elementi della pagina: è l'ultimo in fondo, basta cliccarci sopra e si apre un menu apposito dove personalizzare la propria combinazione preferita.
Usate bene il motore di ricerca
A parte la classificazione delle e-mail che può avvenire attraverso le etichette, capiterà sicuramente di dover cercare un vecchio messaggio. Questo è davvero un valore aggiunto di Gmail, perché da questo punto di vista la tecnologia di Google per la ricerca è ovviamente una garanzia.
In particolare, l'uso delle opzioni avanzate di ricerca si rivela utile per restringere il campo delle nostre interrogazioni: possiamo anche cercare all'interno di una determinata etichetta (anche inserendo "label:nomeetichetta" senza accedere alle opzioni avanzate), o in un intervallo temporale a nostra scelta. Su una pagina di aiuto ci sono tutti gli operatori da usare nelle ricerche.
Fate attenzione a chi legge la vostra posta
Monitorare l'accesso al nostro indirizzo di posta, ed anche eventuali utilizzi anomali, è molto semplice. Il link per farlo è un po' nascosto, si chiama Dettagli e si trova in fondo alla lista di tutti i messaggi, proprio sotto la scritta che ci dice quanto spazio stiamo usando e quando ne abbiamo a disposizione.
Da qui si apre una finestra con gli ultimi accessi effettuati, con orario, indirizzo IP e un pulsante in alto per forzare il log out da tutte le sessioni eventualmente aperte mantenendo attiva solo quella corrente.
Usate Gmail come un'applicazione desktop
Questa è una funzione che si può utilizzare con Google Chrome, il browser di Google: Gmail diventa un'applicazione lanciabile autonomamente dal proprio desktop. In sostanza, l'effetto che si ricava è analogo a quello che si ottiene utilizzando il programma Prism.
Con Chrome è sufficiente andare, nel menu superiore, sull'icona delle opzioni (quella a forma di pagina), e selezionare la prima voce del menu: Crea scorciatoie applicazione. Troverete l'icona di Gmail sia nel menu Start di Windows, sia sul Desktop, sia sulla barra di avvio veloce.
Usate l'Archivio e ripulite la posta
A parte la Posta in arrivo, Gmail offre un ulteriore livello per i propri messaggi, che è dato dall'Archivio. Non c'è una regola fissa per utilizzare l'area della Posta in arrivo o l'Archivio. Di sicuro non è così importante cancellare i messaggi per evitare che lo spazio finisca, ma può essere utile farlo per evitare di avere tra i piedi roba che non si vuole, eventuale spam non riconosciuto eccetera.
Se riceviamo molte e-mail, o se utilizziamo in maniera promiscua Gmail sia come posta personale che di lavoro - e abbiamo visto che possiamo farlo grazie all'importazione di più account -, l'Archivio ci può servire proprio per queste ultime, o per le e-mail che riceviamo in automatico, ad esempio perché siamo iscritti a newsletter.
Questo perché tutte le e-mail sono comunque facilmente reperibili, o perché etichettate o perché hanno la stella, a prescindere dal fatto che siano o meno nella Posta in arrivo. Semplicemente, in questo modo avremo quelle appartenenti al nostro quotidiano a portata d'occhio, le altre nascoste, ma al tempo stesso ordinate.
Per visualizzare tutte le e-mail basta dunque andare su Tutti i messaggi. Qui, tra l'altro, troveremo anche le conversazioni effettuate con la chat di Google, e sulle quali si può continuare la discussione con l'interessato semplicemente rispondendo all'e-mail, o inoltrandola eccetera.
