La realizzazione e la distribuzione di moduli con campi compilabili dagli utenti è sempre stato un problema per chi comunica attraverso il web. Le principali soluzioni adottate da chi ha l'esigenza di realizzare dei moduli per raccogliere informazioni si dimostrano per molti aspetti inadatte a soddisfare le più comuni necessità di gestire in maniera rapida e semplice grandi quantità di dati raccolti.
Tipicamente, chi vuole effettuare una campagna di raccolta dati via web, può agire seguendo due diverse strade.
La prima strada consiste nella pubblicazione di moduli stampabili, spesso realizzati in PDF, che gli utenti devono, appunto, stampare e compilare manualmente. Questo sistema - da molti considerato assolutamente obsoleto - prevede poi la restituzione via fax o e-mail contenente un'immagine scansionata del modello compilato, fase alla quale segue l'immissione manuale in un database elettronico o un foglio di calcolo delle informazioni ricevute. I limiti di questo sistema sono evidenti, e probabilmente l'unico vero vantaggio della soluzione "cartacea" è quello che chiunque è in grado di produrre in tempi rapidi un documento stampabile pubblicabile sul web o inviabile attraverso la posta elettronica.
La seconda soluzione consiste invece nella realizzazione di form on-line che, interfacciandosi direttamente con un database, permettono di popolare gli archivi elettronici con i dati immessi dagli stessi utenti, senza la necessità di passaggi intermedi. Questa seconda opzione, senza dubbio più moderna ed efficace, risente però di alcuni difetti operativi.
Innanzitutto, occorre sviluppare - e quindi servirsi di un programmatore - un sistema di compilazione on-line collegato a un database su server. In secondo luogo, l'attività di compilazione dei dati deve avvenire in modalità on-line e non vi è modo di inviare per posta elettronica o di trasferire su supporto di memoria il modello, sia prima sia dopo la compilazione. Si tratta di due limitazioni che, spesso, richiedono la scelta di soluzioni alternative.
La "terza via" di Adobe
Tra i software meno noti delle nuove Suite CS3 di Adobe, LiveCycle Designer è sicuramente uno di quelli dalle potenzialità più interessanti. In particolare, utilizzando questo software in combinazione con Acrobat 8 Professional è possibile rivoluzionare il modo in cui si realizzano i moduli dati compilabili e se ne gestisce la distribuzione, l'archiviazione dei modelli compilati e dei dati in essi contenuti.
LiveCycle Designer è un software specificamente progettato per realizzare modelli compilabili che vengono salvati in formato PDF dotati di proprietà interattive. I moduli PDF creati con LiveCycle Designer contengono dei campi compilabili (campi di testo, checkbox, pulsanti ecc.) e possono essere trattati come qualsiasi altro PDF, quindi pubblicati all'interno di una pagina web, inviati per posta, resi scaricabili da un link FTP o distribuiti su supporti di memorizzazione.
L'utente che intende compilare il modulo, potrà aprirlo con l'ultima versione di Acrobat Reader (programma gratuito) e restituire il modello debitamente compilato cliccando sul tasto "Invia per posta elettronica" interno al modulo.
Il file PDF compilato che sarà ricevuto all'indirizzo di posta immesso durante la creazione del modello vuoto con LiveCycle Designer, potrà essere archiviato e, nel momento stesso in cui verrà aperto con Acrobat 8 Professional, verrà chiesto se si intende estrarre le informazioni compilate per popolare un archivio di dati precedentemente impostato. Così facendo, basta aprire una volta ogni modulo PDF compilato dagli utenti per aggiungere tutti i dati in maniera automatica in un archivio da cui si possono generare esportazioni in formato .csv, a sua volta facilmente importabili in qualsiasi database o foglio di calcolo.
Creazione del modulo
Dopo aver aperto LiveCycle Designer, cliccando sulla voce Nuovo del menu File si aprirà la maschera per la creazione guidata di un modulo.
A questo punto possiamo decidere di importare un documento già esistente in formato PDF, Word e foglio di calcolo, dal quale il programma tenterà di estrarre in automatico i campi già esistenti (potremo modificare "a mano" ogni aspetto dei documenti importati) o costruire un modulo vuoto che andrà composto utilizzando gli strumenti presenti nella libreria di LiveCycle o configurare uno dei tanti modelli presenti nell'archivio di moduli standard.
Scegliendo i modelli predefiniti, il sistema guidato provvederà a richiedere tutti i dati di configurazione delle intestazioni della pagina e le impostazioni di restituzione del modulo, schermata nella quale andrà inserito l'indirizzo a cui i moduli verranno inviati in maniera automatica dopo la compilazione.
Invio e distribuzione
Quando il modulo è stato impostato, verrà aperto nella finestra principale del programma. Da qui possiamo modificare ogni aspetto del modello, eliminando, modificando o inserendo nuovi oggetti presenti dalla libreria e configurando quelli presenti nella pagina attraverso l'apposito pannello Oggetto.
La distribuzione del modello definitivo richiede che venga salvato il documento in formato PDF (basta selezionare la voce Salva del menu File) e che, successivamente, si selezioni la voce Distribuisci modulo del menu File.
A questo punto si aprirà in automatico Acrobat 8 Professional che visualizzerà la procedura guidata per inviare il file via posta immediatamente oppure salvarlo per decidere di pubblicarlo sul web o per inviarlo successivamente. Il sistema guidato di distribuzione richiede di indicare dove verranno salvati i dati estratti automaticamente raccolti alla ricezione dei modelli compilati.
Come potremo notare, la posizione di salvataggio dei dati raccolti non è altro che un file PDF al quale Acrobat 8 Professional, ogni volta che verrà aperto un file compilato ricevuto, aggiungerà i dati inseriti dagli utenti.
Raccolta e gestione dei dati
Se abbiamo seguito correttamente le fasi di realizzazione e distribuzione dei moduli, ci troveremo a questo punto in mano tre diversi file PDF. Innanzi tutto abbiamo il file PDF che contiene il modello originale salvato con LiveCycle Designer. Questo è il file che utilizzeremo per modificare il layout o le proprietà del documento.
Il secondo file è il modulo vuoto compilabile che Acrobat 8 Professional ha generato al momento della distribuzione. Questo è il file che, qualora volessimo distribuire il modulo da compilare in altro modo, dovremmo inviare o rendere scaricabile dal web.
Il terzo file PDF, è l'archivio di raccolta che, al momento, è ancora privo di dati.
C'è, per finire, un quarto tipo di documento PDF che riceveremo via e-mail, quelli compilati dagli utenti. Prima di aprire questi file, è consigliabile salvarne una copia in una cartella di archivio poiché, al momento della loro apertura, questi documenti vengono "svuotati" dei dati immessi.
Quando si apre il file ricevuto, Acrobat darà un messaggio di avviso che indica che il file è un modulo compilato e che i dati saranno aggiunti automaticamente a un database predefinito. Accettando questa opzione, si aprirà l'archivio che altro non è che lo stesso PDF "vuoto" nella cui parte superiore sono indicati su righe diverse i dati aggiunti.
Cliccando sulla riga di un utente, il modulo vuoto verrà compilato e potrà essere stampato o salvato tramite Acrobat.
Qualora volessimo esportare tutti i dati di tutti gli utenti in un file compatibile con Excel o in formato XML, basterà premere il tasto Esporta in alto a destra.
La gestione dei moduli distribuiti on-line con questo sistema si rivela sicuramente una soluzione vantaggiosa e pratica, anche in virtù del fatto che è di una tale semplicità da essere alla portata di chiunque.
Per gli utenti più esperti o per chi avesse necessità più specifiche non risolvibili con la libreria di oggetti predefinita in LiveCycle, sarà utile sapere che esistono opzioni evolute per la connessione dei modelli a fonti di dati e database tradizionali così come è prevista la possibilità di programmare (usando il classico linguaggio Javascript o un alternativo sistema di script che sarà molto familiare a chi utilizza fogli di calcolo) ogni oggetto presente nel modulo.
Daniele Cerra è giornalista pubblicista, Content Manager, Progettista e-learning e Concept Designer. Il suo sito personale è http://www.danielecerra.it
