Digitalizzazione delle Attività Amministrative: perché è importante per le Aziende

In un mondo sempre più connesso, anche le aziende sentono la necessità di adattarsi, in modo da poter offrire un servizio migliore e al passo con i tempi. Spesso, infatti, si parla di digitalizzazione aziendale o digitalizzazione delle imprese, un passaggio ormai obbligatorio per ogni società che si rispetti.

Il processo, in sintesi, consiste nella digitalizzazione di diversi aspetti dell’azienda, dalla conversione dei documenti cartacei in formato digitale, alla modifica delle procedure effettuate manualmente, come la gestione di dati, risorse e comunicazioni.

Con la digitalizzazione, le imprese possono migliorare l’accessibilità alle informazioni e la sicurezza dei dati sensibili, rendendo al contempo le procedure interne fluide ed efficienti.

In questa guida esploreremo il concetto di digitalizzazione aziendale, i benefici offerti da questo processo, gli strumenti utilizzabili per trasformare la propria azienda e come impostare un processo di digitalizzazione.

Cosa si intende per digitalizzazione delle imprese

Come anticipato, quando si parla di digitalizzazione delle imprese ci si riferisce all'integrazione di processi e tecnologie digitali in tutte le aree di competenza, con l'obiettivo di ottimizzare e rendere più efficienti i processi e l’accesso alle informazioni.

Principalmente, si tratta della trasformazione e automatizzazione di attività tradizionalmente manuali grazie a tecnologie digitali, per la gestione documentale, contabile e per la comunicazione.

Alcuni esempi concreti prevedono l’inserimento delle seguenti procedure:

• gestione finanziaria e amministrazione aziendale digitalizzate: grazie a strumenti di pagamento online (come bonifici istantanei online, PagoPA, F24 e non solo) e a tool di gestione amministrativa, per riconciliare automaticamente le fatture e fare la prima nota, è possibile digitalizzare numerosi processi finanziari e amministrativi, risparmiando tempo e risorse in attività solitamente molto time consuming;
• fatturazione elettronica: si possono emettere, ricevere e conservare fatture in formato digitale riducendo i tempi di gestione e gli errori, risparmiando anche tantissimo spazio negli uffici;
• archiviazione digitale: la conservazione e l’organizzazione di documenti aziendali in formato elettronico permette un accesso rapido alle informazioni, mantenendo elevati standard di sicurezza e riducendo le spese;
• gestione dei flussi di lavoro: alcuni software consentono di ottimizzare i flussi di lavoro, con approvazioni automatiche di documenti e possibilità di collaborare a distanza.

Com’è facile intuire, quindi, la digitalizzazione di un’azienda è molto importante se si vuole aumentare la produttività riducendo al contempo le tempistiche e i costi operativi. Inoltre, ciò permette di dedicare più tempo ai progetti importanti, rendendo l’attività più competitiva sui mercati globali.

 

Strumenti utili per la digitalizzazione dell'amministrazione

Abbiamo detto che la digitalizzazione dell’amministrazione aziendale può interessare varie aree di competenza.

Per distinguere meglio ogni strumento, possiamo dividere i vari software utilizzati dalle aziende in categorie:

• conti aziendali online: strumenti specifici, come Tot, pensati per semplificare la gestione finanziaria e amministrativa dell’azienda, riducendo i costi operativi, come le commissioni sui pagamenti e semplificando tutte le attività di amministrazione aziendale;
• software di gestione documentale: si tratta di strumenti che permettono di archiviare, gestire e condividere documenti digitali, offrendo funzioni come la ricerca avanzata e la protezione dei dati, come nel caso di Zucchetti;
• sistemi di fatturazione elettronica: questi strumenti permettono di generare, inviare e conservare le fatture in formato digitale rimanendo conformi alle normative fiscali;
• software di gestione HR: alcuni software come TeamSystemHR permettono di gestire le informazioni dei dipendenti, dalle buste paga alle presenze, fino ai contratti di lavoro, migliorando sicurezza, efficienza e trasparenza delle informazioni;
• software di Firma Elettronica: i software di Firma Elettronica, come Aruba Sign, permettono di apporre, gestire e verificare le firme digitali o le marche temporali, migliorando la gestione dei documenti ufficiali e riducendo il margine di errore;
• software di gestione del flusso di lavoro: tramite alcuni software è possibile automatizzare i processi ripetitivi, incrementando la velocità delle varie mansioni con possibilità di monitoraggio in tempo reale.

In questa sezione vedremo alcuni strumenti utili per la digitalizzazione in azienda, così da capire quale potrebbe essere il più adatto a seconda delle varie necessità.

 

1. Tool per semplificare la gestione finanziaria e amministrativa  - Tot

Come anticipato, piattaforme come Tot permettono di digitalizzare i processi di gestione finanziaria dell’azienda. In più, grazie all'integrazione con il Cassetto Fiscale dell'Agenzia delle Entrate, Tot permette di semplificare anche tutta la gestione amministrativa dell’impresa. Da qui, infatti, è possibile effettuare la riconciliazione automatica delle fatture, esportare il file excel per la prima nota da inviare al proprio commercialista, o pagare i fornitori direttamente dalla fattura ricevuta, con un click, senza dover compilare i dati del bonifico e senza mai uscire dal proprio account.

Tra i vantaggi più convenienti di Tot ci sono i bonifici SEPA istantanei e ordinari inclusi nel piano di abbonamento e senza commissioni aggiuntive.
La piattaforma, inoltre, supporta pagamenti come F24, pagoPA, Ri.Ba e I24 (sempre senza commissioni), fornendo un vero e proprio conto aziendale online in grado digitalizzare tutta la gestione finanziaria di un business, riducendo drasticamente i tempi di gestione e permettendo di concentrarsi su attività strategiche per l’azienda.

Tot rappresenta un’ottima soluzione anche per tutta la gestione amministrativa, combinando insieme i principali strumenti di pagamento con funzioni quali la riconciliazione bancaria automatizzata e l’export per la prima nota, il tutto da un’unica piattaforma.

Per una gestione ancora più flessibile delle finanze aziendali, Tot mette anche a disposizione delle carte aziendali, sia fisiche che virtuali. Infatti, è inclusa in ogni piano tariffario una carta di credito Visa Business, con cui è possibile effettuare pagamenti, prelievi e acquisti online. I piani Plus e Premium, inoltre, consentono di richiedere carte di debito aggiuntive, in numero potenzialmente illimitato.

Non mancano infine panoramiche dettagliate delle performance dell’azienda e grafici riepilogativi molto chiari e intuitivi, dove è anche possibile vedere il calcolo dell’IVA, di modo da programmare i pagamenti dei contributi fiscali.

 

2. Software gestione documentale - Zucchetti

Chi ha intenzione di effettuare un processo di digitalizzazione per quanto riguarda la gestione documentale, può valutare la scelta di software come Zucchetti.

Questo offre una suite completa per la digitalizzazione e gestione documentale, accompagnando in ogni fase del processo, a partire dal servizio di dematerializzazione degli archivi cartacei.

Il servizio permette di eliminare l’uso della carta in azienda, recuperando tutti i documenti passati e convertendoli in formato digitale, riducendo sia i costi che lo spazio occupato nelle sedi fisiche, garantendo al contempo il pieno rispetto delle normative.

Inoltre, Zucchetti offre il servizio di Firma Digitale per semplificare i processi amministrativi, sostituendo la firma manuale e risparmiando tempo prezioso e materiali, come fogli e penne.

In più, tramite il software Infinity DMS di Zucchetti, è possibile cercare, condividere e gestire tutti i documenti in azienda, facilitando l’accesso da qualsiasi luogo e dispositivo.

Ciò permette di importare, catalogare e protocollare documenti di qualsiasi formato, aumentando l’efficienza e rendendo le attività più semplici sia per i singoli utenti che per gruppi di dipendenti.

Zucchetti può anche essere integrato con sistemi CRM per gestire documenti legati a trattative commerciali e cicli produttivi, rendendo tutto più veloce, sicuro e trasparente.

 

3. Cloud Storage - pCloud

I migliori servizi di Cloud Storage come pCloud sono pensati per consentire la digitalizzazione aziendale dei file, che possono essere archiviati, gestiti e sincronizzati su qualsiasi dispositivo per facilitare l’accesso alle informazioni da parte di tutti i dipendenti.

In particolare, pCloud è progettato per incentivare la collaborazione tra i vari team in azienda, offrendo ben 2 TB di spazio per ogni utente, l’ideale per gestire grandi volumi di file senza rallentamenti.

Inoltre, utilizzando l'app pCloud Drive, è possibile creare un'unità virtuale sicura sul computer, evitando di occupare spazio sull’Hard Disk e con sincronizzazione in tempo reale su tutti i dispositivi collegati.

Non mancano elevati standard di sicurezza come la crittografia TLS/SSL e l'opzione pCloud Encryption, che cripta i dati lato client assicurando la massima protezione e il pieno rispetto della privacy.

Si possono anche creare cartelle condivise per i lavori di gruppo, commentare file e monitorare le attività interne garantendo trasparenza e scalabilità.

 

4. Firma elettronica - Aruba

La digitalizzazione delle PMI e delle aziende in generale, come anticipato, prevede anche delle modifiche alle procedure di Firma Elettronica.

Con Aruba è possibile digitalizzare il processo accedendo al servizio Firma Digitale, una soluzione riconosciuta anche a livello legale che permette di firmare documenti elettronici con lo stesso valore di una firma su carta.

Nello specifico, il servizio si divide in Firma Digitale Remota e Firma Digitale con Smart Card o lettore. La Firma Digitale Remota consente di firmare da qualsiasi luogo a patto che sia disponibile una connessione Internet.

Per firmare, si il servizio mette a disposizione un certificato di firma e un dispositivo OTP che genera password temporanee, solitamente in una delle seguenti varianti:

• OTP Mobile: si può generare la password dallo smartphone tramite l’app dedicata di Aruba;
• OTP Display: dispositivo dotato di schermo indipendente da usare per firmare sia con PC/MAC che con smartphone o tablet;
• OTP USB: si collega il lettore al PC per generare password senza installare software aggiuntivi.

Dall'altro lato, la Firma Digitale tradizionale permette di firmare tramite un lettore USB o una smart card, con una delle seguenti soluzioni:

• Aruba Key: composto da SIM e lettore USB con software integrato per firmare documenti senza installazioni;
• Token USB: funziona sempre con SIM e lettore, ma necessita di driver e software Aruba Sign;
• Smart Card: pensato per una postazione fissa, è composto solo dall’USB e del lettore da tavolo, e richiede l’installazione su PC.

Tutte le soluzioni sono pienamente conformi al regolamento eIDAS, e offrono protezione avanzata tramite crittografia e sistemi di autenticazione sicuri.

Le aziende possono usare questo servizio nel quotidiano, ad esempio, per siglare la partecipazione a concorsi pubblici, firmare bandi e gare di appalto, atti per il registro delle imprese, bilanci e atti societari o qualsiasi altro tipo di documento che richieda una firma ufficiale.

 

5. Software Gestione Personale - TeamSystem HR

Le aziende con dipendenti che vogliono digitalizzare i processi di HR possono contare su software come TeamSystem HR, un programma avanzato che permette di gestire i rapporti con i dipendenti, sia interni che esterni.

Tra le principali funzioni, sono incluse:

• gestione All-in-One: si accede a una piattaforma centralizzata che permette di gestire le risorse umane sotto ogni aspetto, dal recruiting al welfare e ai benefit, fino ai viaggi e alle performance raggiunte in azienda;
• tecnologia Cloud: trattandosi di un sistema in cloud, si riducono drasticamente i costi operativi e le tempistiche, con aggiornamenti costanti e in tempo reale, mantenendo elevati standard di sicurezza;
• condivisione delle informazioni: le informazioni possono essere condivise direttamente con i propri collaboratori, migliorando la fluidità operativa in azienda.

Sono anche disponibili delle funzioni aggiuntive specifiche per le aziende, tra cui:

• note spese: è possibile gestire le spese sostenute dal personale, con funzioni mirate per applicare la travel policy aziendale e ottimizzare i processi di rimborso;
• dotazioni: si possono assegnare, monitorare e gestire le dotazioni aziendali, come PDA, DPI, strumenti informatici e veicoli appartenenti alla società;
• Welfare e Flexible Benefit: i dirigenti possono gestire progetti di welfare aziendale cercando i migliori servizi per i dipendenti a seconda del tipo di attività svolta;
• gestione viaggi e trasferte: integrando strumenti come BizAway, TeamSystem HR permette di digitalizzare anche i viaggi di lavoro, gestendo le trasferte da remoto e trovando soluzioni economiche e su misura per il personale.

Di conseguenza, il software risulta adatto sia per grandi società strutturate che per PMI, studi professionali o qualsiasi altra azienda con dipendenti.

 

Elementi chiave della digitalizzazione aziendale

Per completare a 360° il processo di digitalizzazione aziendale, è necessario che vengano aggiornate e adattate tutte le aree di competenza dell’attività. Di seguito alcuni degli elementi chiave necessari per una digitalizzazione completa:

• fatturazione elettronica: come anticipato, si tratta della possibilità di gestire le fatture in formato digitale e conforme a standard fiscali, garantendo velocità, accessibilità, monitoraggi e risparmio sui costi di gestione;
• archiviazione digitale: grazie all'archiviazione digitale, i documenti possono essere recuperati velocemente tramite ricerche mirate, riducendo drasticamente le tempistiche di gestione;
• gestione documentale: si possono gestire i documenti sin dalla loro creazione, automatizzando i flussi di lavoro e migliorando la tracciabilità delle informazioni;
• firma digitale: utilizzando servizi di firma digitale come Aruba è possibile firmare documenti ufficiali con validità legale, eliminando la necessità di scambi cartacei e ottimizzando le tempistiche;
• sistemi cloud: con i sistemi cloud, le aziende possono risparmiare sui costi di infrastruttura IT, assicurando scalabilità, maggiore capacità di elaborazione e accesso continuo ai dati da qualsiasi luogo;
• sicurezza informatica: integrando tecnologie di crittografia e misure di protezione come firewall e sistemi di rilevamento, si possono proteggere i dati aziendali da minacce esterne come virus e malware;
• integrazione dei sistemi: aggiungendo ulteriori software e piattaforme aziendali specifiche si possono scambiare dati in modo fluido ed efficiente, ottimizzando i processi decisionali.

Effettuando questi cambiamenti in azienda, è possibile rimanere al passo con le nuove modalità di gestione, traendo diversi benefici.

 

I vantaggi della digitalizzazione

Com’è facile intuire, la digitalizzazione aziendale permette di ottenere numerosi vantaggi, tra cui:

• aumento dell’efficienza: ottimizzando i processi e automatizzando attività ripetitive, si riducono i tempi di attesa per svolgere le operazioni quotidiane, potendo dedicare più tempo alle strategie aziendali;
• riduzione dei costi: oltre al tempo, si riducono i costi legati all’acquisto di spazi per l'archiviazione fisica e per materiali come carta e inchiostro, diminuendo al contempo il carico di lavoro manuale;
• maggiore sicurezza dei dati: archiviando le informazioni in formato digitale e utilizzando tecnologie di protezione si garantisce una maggiore sicurezza, prevenendo accessi non autorizzati, furti e smarrimento;
• collaborazione e accessibilità: la digitalizzazione aziendale migliora anche la collaborazione dei team interni ed esterni, consentendo la massima accessibilità e la possibilità di comunicare da qualsiasi parte del mondo;
• flessibilità: sfruttando le soluzioni cloud e l’accesso da remoto ai dati è possibile gestire le risorse anche a distanza, offrendo nuove modalità di lavoro che possono incentivare i propri collaboratori, come lo smart working.

Chiaramente, per evitare di cambiare radicalmente i processi aziendali, col rischio di prendere scelte sbagliate, è bene seguire alcune linee guida per svolgere la transizione nel modo corretto.

 

Come impostare un processo di digitalizzazione

Impostare un processo di digitalizzazione dell’impresa richiede un’attenta pianificazione strategica, in modo da consentire sia ai dipendenti che all’azienda stessa di adattarsi gradualmente ai nuovi cambiamenti, senza stravolgere le carte in tavola.

Prima di tutto, quindi, bisogna effettuare un’analisi approfondita della situazione attuale, individuando le principali criticità e le aree che possono trarre maggior vantaggio dalla digitalizzazione aziendale.

Svolta l’analisi, si procede al processo di pianificazione, che prevede la definizione degli obiettivi da raggiungere entro un determinato arco temporale, con una panoramica dei potenziali costi e degli investimenti da effettuare.

Bisogna poi determinare le nuove tecnologie da integrare in azienda, cercando di scegliere le soluzioni più adatte e sicure, a partire dai sistemi di fatturazione elettronica fino agli strumenti di automazione e gestione documentale.

Al contempo, bisogna svolgere corsi di formazione del personale in modo da preparare i collaboratori all’utilizzo dei nuovi strumenti, soprattutto se si tratta di un’azienda con personale meno giovane e più improntato a mansioni manuali.

Dopodiché, si può passare al processo di implementazione dei sistemi, che andrà effettuato in maniera graduale e monitorato tramite KPI (Key Performance Indicators), così da valutare eventuali modifiche e individuare inefficienze da poter ottimizzare.

Ultimo ma non per importanza, l’aggiornamento costante è un processo vitale per la digitalizzazione completa dell’impresa, che permette di rimanere competitivi sul mercato globale mantenendo elevati standard di sicurezza e performance ottimali.

 

Conclusione

In un'era in cui le nuove tecnologie si sviluppano in modo continuo, la digitalizzazione delle attività amministrative in azienda è senza ombra di dubbio un processo cruciale per il successo di un’attività che vuole rimanere al passo con i tempi.

Sicuramente i benefici sono molteplici, a partire dalla riduzione delle tempistiche e dei costi, fino alla possibilità di offrire nuove modalità di lavoro ai propri collaboratori.

In più, fornendo accesso alle informazioni aziendali da qualsiasi luogo, è possibile comunicare a livello internazionale senza limiti, ottimizzando i processi decisionali più importanti.

Come già anticipato, il consiglio è quello di attuare questo processo gradualmente, evitando di effettuare cambi radicali che potrebbero influire negativamente sulle performance dei dipendenti e dell’azienda in generale.

Domande frequenti sulla digitalizzazione aziendale

Cos'è l'integrazione digitale dei processi aziendali?

L’integrazione digitale dei processi aziendali prevede l’installazione di vari sistemi e software specifici per ottimizzare tempi e costi delle varie attività, tra cui software di gestione documentale, fatturazione elettronica e automazione dei processi.

A cosa si mira con la digitalizzazione?

L’obiettivo principale della digitalizzazione aziendale è quello di ridurre i costi e ottimizzare le tempistiche dei processi su varie aree di competenza, facilitando al contempo la collaborazione e mantenendo elevati standard di sicurezza per essere sempre competitivi sui mercati.